摘要：伴隨著信息化在人們生產(chǎn)生活各個(gè)領(lǐng)域的影響不斷深化，人們的工作生活方式也隨之發(fā)生了改變。由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變成為了檔案管理工作進(jìn)步的必然要求。通過(guò)對(duì)檔案信息化管理重要程度進(jìn)行分析，提出檔案信息化管理建設(shè)的一些建議，以期為推動(dòng)檔案信息化管理提供建設(shè)思路。
　　關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);檔案管理;精細(xì)化管理
　　檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程。在這一過(guò)程中，只有跟上信息時(shí)代發(fā)展的步伐，用現(xiàn)代信息技術(shù)替代過(guò)去的檔案管理方式，才能快速地提高檔案管理水平。
　　一、檔案信息化管理有效提升工作效率
　　與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，檔案信息化能夠提供更加快速的檢索以及檔案整理功能，同事可靠性也得到有效提升。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理員需要手工對(duì)檔案進(jìn)行保管和歸納，同事還要避免紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中出現(xiàn)的不可控的損壞。工作人員要定時(shí)定期的對(duì)檔案進(jìn)行檢閱，浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，同時(shí)工作效率較為低下。而通過(guò)信息化的介入，電子檔案可以以關(guān)鍵詞的形式進(jìn)行查詢和檢索，需要的資料可以在極短的時(shí)間內(nèi)顯示在電腦屏幕上，而伴隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對(duì)檔案管理的效率也將會(huì)進(jìn)一步提升，并向智能化方向發(fā)展。電子檔案由于其介質(zhì)的特性，既可以有效避免資料被破壞，又能夠保持長(zhǎng)期的有效性。
　　二、檔案信息化管理能夠節(jié)省大量管理資源
　　檔案管理在從傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式改革的過(guò)程中，能夠節(jié)約包括儲(chǔ)存介質(zhì)在內(nèi)的大量資源。一塊正常的電腦硬盤便可儲(chǔ)存原來(lái)一個(gè)小型檔案館所儲(chǔ)存的資料。而移動(dòng)儲(chǔ)存介質(zhì)的出現(xiàn)（包括移動(dòng)硬盤、U盤）又極大地提升了檔案的流動(dòng)性和儲(chǔ)存位置的多樣性，原本一份紙質(zhì)檔案一般僅有原件留存，一旦丟失或者在儲(chǔ)存的過(guò)程中發(fā)生損壞，將會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生不可逆的破壞，而在檔案進(jìn)行信息化管理后，一份檔案經(jīng)過(guò)電子化的處理可以儲(chǔ)存在不同的介質(zhì)中，只要相關(guān)介質(zhì)不集中存放，檔案信息就不會(huì)一次性丟失，伴隨著云數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)還可以放置到云服務(wù)器上，檔案的安全性得到了進(jìn)一步的確保。而傳統(tǒng)的檔案管理，即使維護(hù)方式再健全，也無(wú)法確保全部檔案都能夠完成的保存，伴隨著檔案室潮濕、蟲(chóng)蛀等不可預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題，檔案保存率得不到保障。同時(shí)，除了文字類的檔案，還可以通過(guò)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的影音、視聽(tīng)等方式進(jìn)行保存，豐富了檔案的種類和表現(xiàn)形式，使得檔案價(jià)值得以更好地體現(xiàn)。
　　三、檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的合規(guī)共享
　　由于信息化的靈活性與互聯(lián)互通性，檔案管理在進(jìn)入信息化管理時(shí)代后可以更加方便的實(shí)現(xiàn)檔案的合規(guī)共享利用。也只有讓檔案在合理的范圍內(nèi)共享，檔案的記錄屬性才能夠更好地體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于檔案儲(chǔ)存單位來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)檔案在信息化基礎(chǔ)上的共享也就是實(shí)現(xiàn)了檔案在單位內(nèi)部的整合和深度利用，有助于檔案管理單位更加科學(xué)的決策，同時(shí)也能夠有效幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部以及單位之間的信息交流與共享。檔案的信息化管理，從根本上來(lái)說(shuō)是實(shí)現(xiàn)了檔案的智能化管理，無(wú)論是單位還是管理部門，都能夠?qū)⒕�力從傳統(tǒng)管理模式中釋放出來(lái)，一是通過(guò)檔案的合規(guī)利用來(lái)幫助單位精細(xì)化管理，同時(shí)伴隨檔案的智能流轉(zhuǎn)，使得本單位與外單位之間的管理與技術(shù)交流提升到了新的層次，
　　四、檔案信息化管理體現(xiàn)社會(huì)進(jìn)步
　　就檔案管理工作來(lái)說(shuō)，小到一個(gè)單位和集體，大到國(guó)家和社會(huì)來(lái)說(shuō)，其重要性是不言而喻的。檔案管理無(wú)論從制度、流程上來(lái)說(shuō)，影響到國(guó)民經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的方方面面。無(wú)論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及醫(yī)院、學(xué)校都需要通過(guò)檔案來(lái)支撐起日常的管理、運(yùn)營(yíng)以及其他方面的工作，尤其是進(jìn)入信息化社會(huì)之后，越來(lái)越多的行業(yè)和單位其檔案自產(chǎn)生開(kāi)始就是電子檔案，用傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)完全不能滿足信息化檔案的儲(chǔ)存和管理的要求。這就反向推動(dòng)了檔案管理信息化建設(shè)的腳步。一個(gè)單位觀察其檔案信息化的建設(shè)程度往往就能夠較為客觀的反映出其單位管理模式是停留在傳統(tǒng)階段還是升級(jí)到信息化管理階段。而一個(gè)行業(yè)檔案信息化的程度也能夠較好的反映出該行業(yè)信息化發(fā)展的程度。按照目前信息化發(fā)展的趨勢(shì)，未來(lái)社會(huì)參與的企業(yè)單位與個(gè)人的檔案必然都會(huì)逐步的實(shí)現(xiàn)檔案信息化，這是一個(gè)不可逆的過(guò)程，也反映出一個(gè)社會(huì)的進(jìn)步程度。
　　五、進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程
　�。ㄒ唬�強(qiáng)化檔案管理部門軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　檔案信息化建設(shè)必須依托必要的信息化硬件設(shè)備以及完善的管理模式。相關(guān)部門必須從思想上引起高度重視，為了提升檔案信息化管理水平和能力，相關(guān)財(cái)政預(yù)算中需要體現(xiàn)出信息化硬件設(shè)施的支出，包括儲(chǔ)存介質(zhì)的采購(gòu)、管理系統(tǒng)的引進(jìn)、信息化軟硬件系統(tǒng)保全措施的采用。只有從硬件設(shè)施上打好基礎(chǔ)，檔案信息化管理的相關(guān)工作才能夠順利開(kāi)展，這是先決條件和基礎(chǔ)保障。同時(shí)，從制度建設(shè)和流程設(shè)定上，還需要全體工作人員形成高度認(rèn)識(shí)，從檔案信息化管理相關(guān)制度制定上就要從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，摒棄傳統(tǒng)管理模式中與信息化管理不相兼容的內(nèi)容，增加科學(xué)和具有操作性的規(guī)章制度，同時(shí)根據(jù)信息化管理的特性調(diào)整原有的檔案管理流程，從根本上為檔案信息化管理掃清制度障礙和流程障礙。
　�。ǘ�）加快信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)
　　未來(lái)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展越來(lái)越依靠信息化，而在檔案管理中的地位和重要性也會(huì)逐步的提升，這一趨勢(shì)已經(jīng)得到了大部分的認(rèn)同。確保電子信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮最大的效能，是提高檔案管理工作效率的基本保障，而推進(jìn)電子信息技術(shù)在檔案信息自動(dòng)化中應(yīng)用的關(guān)鍵是人才。由于信息化的檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式截然不同，這就對(duì)原有的管理人員下一步開(kāi)展工作提出了更高的要求。相關(guān)人員必須主動(dòng)要求進(jìn)步，才能跟上行業(yè)發(fā)展的腳步，不被新形勢(shì)淘汰。同時(shí)，還需要引入大量專業(yè)性的信息化管理人才，并以人才為突破口實(shí)現(xiàn)制度和流程的改革與創(chuàng)新。只有把人才問(wèn)題解決了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的發(fā)展方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。
　　六、結(jié)論
　　對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化的引入無(wú)疑是一項(xiàng)巨大的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式到信息化管理模式的跨越，不僅能夠極大地提升檔案管理人員的工作效率與工作成果，還較好的與社會(huì)各行業(yè)信息化發(fā)展的潮流同步，為未來(lái)檔案管理工作更好地開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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