基于檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析
發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來源: 日記大全 點(diǎn)擊:
摘 要:在現(xiàn)今時(shí)代發(fā)展的情況下,檔案信息化建設(shè)與檔案管理都有重要的意義,這種發(fā)展不僅能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求,還能提高管理服務(wù)的質(zhì)量和效率。本文將先闡明檔案信息化建設(shè)和檔案管理的意義,再指出檔案信息化建設(shè)和檔案管理存在的問題,最后找出檔案信息化建設(shè)和檔案管理效率的對策。
關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);檔案管理;分析
隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展,檔案信息化建設(shè)和檔案管理發(fā)揮著越來越重要的作用,而計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的出現(xiàn)不僅可以推動(dòng)檔案信息化建設(shè),還能提高檔案管理工作的水平和工作效率,但因?yàn)楝F(xiàn)在檔案信息化建設(shè)和檔案管理依舊存在不足,這就需要管理人員從思想、素質(zhì)、管理標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督多方面進(jìn)行改善,確保檔案信息化和檔案管理的效率和安全建設(shè)。
1 檔案信息化建設(shè)和檔案管理的意義
1.1 順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展
在信息技術(shù)高速發(fā)展的情況下,原來的檔案管理可能存在一些問題,這不符合現(xiàn)代的發(fā)展,而管理人員根據(jù)現(xiàn)在的情況對檔案管理進(jìn)行調(diào)整,這符合當(dāng)前社會(huì)對檔案信息化建設(shè)的要求,也能通過對傳統(tǒng)檔案管理方式的變革來推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程,更好的滿足檔案管理的工作要求。
1.2 有利于提高服務(wù)水平
將計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)融入檔案管理,可以讓管理人員快速找到需要查詢的資料,還可以根據(jù)不同訪問者的需要進(jìn)行個(gè)性化定制,以滿足他們的需要,而這個(gè)過程會(huì)讓訪問者覺得檔案管理比較完善,也讓他們愿意參與到其中,讓他們獲得良好的體驗(yàn),這也是提高管理服務(wù)水平最真實(shí)的寫照[1]。
1.3 有利于提高管理效率
在信息技術(shù)的支持下,管理人員會(huì)改變管理方式進(jìn)行檔案管理,具體的表現(xiàn)是能根據(jù)用戶提供的信息,快速且完整的匯總檔案信息,使整個(gè)過程不再繁瑣,而且管理人員也能快速的將檔案進(jìn)行修改、調(diào)出,避免了一些不必要的麻煩,最大程度上提高管理人員的效率,加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
2 檔案信息化建設(shè)和檔案管理存在的問題
2.1 管理人員的思想不到位
受到傳統(tǒng)檔案管理方式的影響,一些管理人員在進(jìn)行信息匯總的時(shí)候,仍然采取人工采集資料、編號(hào)、整理和歸檔的步驟。這種做法完全忽視了信息技術(shù)的作用,不僅沒建立檔案信息數(shù)據(jù)庫,在更新和調(diào)檔的時(shí)候也會(huì)存在步驟繁瑣等問題,如果長期使用這種管理方法,可能會(huì)打擊管理人員的工作積極性,降低管理的工作效率,還不利于對檔案的資料進(jìn)行查詢和歸納,不僅對檔案信息化建設(shè)有負(fù)面影響,而且還對檔案管理水平的提升不利。
2.2 管理資金投入不足
將計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)引入檔案管理,自然就需要相關(guān)設(shè)備、信息庫建立、管理人員調(diào)配等多方面的資金投入[2]。但由于很多公司對檔案信息化建設(shè)不夠重視,投入的資金相對較少,有的為了圖方便,甚至?xí){(diào)動(dòng)大量人力管理,勞民傷財(cái),得不償失,有的即使引入了信息化設(shè)備,但是沒有足夠的資金進(jìn)行維護(hù),導(dǎo)致設(shè)備老舊、信息庫數(shù)據(jù)不全,也不利于信息化建設(shè)的發(fā)展。
2.3 管理人員素質(zhì)偏低
在進(jìn)行信息化管理人員隊(duì)伍組建的時(shí)候,對管理人員的素質(zhì)要求并不高,這就導(dǎo)致很多管理人員的思想較為落后,他們在進(jìn)行管理工作的時(shí)候沒有或者小部分的引入信息技術(shù),這都是因?yàn)樗麄儾涣私庑畔⒓夹g(shù),也沒有嚴(yán)格遵守管理規(guī)章制度,還有的甚至沒有很強(qiáng)的責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神,這就導(dǎo)致檔案管理的效率低下,也不利于他們檔案管理水平的提高。
3 檔案信息化建設(shè)和檔案管理效率的對策
3.1 提高管理人員的思想意識(shí)
在進(jìn)行信息化管理建設(shè)的時(shí)候,需要提高管理人員的思想認(rèn)識(shí),讓他們明確檔案信息化建設(shè)的要求,知道自身需要達(dá)到的目標(biāo),還要將信息技術(shù)運(yùn)用到管理之中,從而推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程。還可以適當(dāng)?shù)淖龊眯麄鞴ぷ,讓管理人員明確認(rèn)識(shí)到當(dāng)前的形勢,從自身做起,營造一個(gè)良好的工作氛圍,并且讓管理人員制訂切實(shí)可行的工作計(jì)劃,有條理的對管理工作進(jìn)行改革,從而提高檔案管理的效率。
3.2 加大管理資金投入
檔案管理公司可以向上級申請更多的資金用于計(jì)算機(jī)置辦、數(shù)據(jù)庫建立和管理人員的調(diào)度費(fèi)用,用更加充足的資金支持信息化建設(shè)的進(jìn)程。除此之外,要定期投入維護(hù)管理設(shè)備的費(fèi)用,還需要根據(jù)實(shí)際的檔案管理需求,置辦掃描儀、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等設(shè)備,并保證有足夠的維護(hù)費(fèi)用,最大程度上的對檔案信息化建設(shè)予以資金的支持,這樣有利于加快檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程,提高檔案管理的效率。
3.3 提高管理人員素質(zhì)
提高管理人員的素質(zhì)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的要求之一,而要實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求,就需要定期對管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn),讓他們意識(shí)到信息技術(shù)對檔案管理的重要性,并且讓他們保持謙虛的態(tài)度,不斷學(xué)習(xí)和完善信息管理工作[3]。另外,在條件允許的情況下,還可以引入基礎(chǔ)扎實(shí)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理人員,實(shí)行以一帶多的方法,讓管理人員的整體素質(zhì)獲得提升,或是進(jìn)行管理技術(shù)新方法的培訓(xùn),提高管理人員的信息化管理技術(shù)的應(yīng)用,從而從根本加強(qiáng)管理人員的管理水平。
3.4 完善檔案管理規(guī)范
沒有規(guī)矩不成方圓,在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候亦是如此,除了要將信息技術(shù)引入檔案管理,對檔案的內(nèi)容和格式進(jìn)行更新,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和更新模式,更需要對管理模式進(jìn)行規(guī)范。建立專門的信息管理數(shù)據(jù)庫,將更新的檔案全部存入數(shù)據(jù)庫之中,讓管理人員或有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r(shí)查看,并且及時(shí)指出檔案管理可能存在的問題,為高效進(jìn)行檔案信息化管理打下良好的基礎(chǔ),同時(shí)也有利于促進(jìn)整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)的效率。
3.5 提高檔案管理監(jiān)督力度
檔案是一個(gè)保密度較高的信息,這就需要管理人員做好信息防范監(jiān)控措施,保證電子文件的安全、完整和真實(shí),數(shù)據(jù)庫是一個(gè)龐大的網(wǎng)絡(luò)資源,管理人員在進(jìn)行管理的時(shí)候除了要定期進(jìn)行病毒查殺,還需要定期更改訪問密碼,時(shí)刻注意訪問數(shù)據(jù)庫的權(quán)限設(shè)置,確保檔案信息和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩,避免發(fā)生檔案信息泄露或者數(shù)據(jù)庫遭受病毒攻擊等問題,確保檔案信息化建設(shè)朝著又好又快的方向發(fā)展。
4 結(jié)束語
綜上所述,在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)和發(fā)展的情況下,檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢越來越明顯,這就需要管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理意識(shí),提高自身的管理素質(zhì),相關(guān)部門做好資金投入、建立健全管理規(guī)范制度、做好檔案信息的管理監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的問題,從而促進(jìn)整個(gè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,能夠更好地為人們提供信息化服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]王敏.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思路[J].中國管理信息化,2017(16):181-181.
[2]傅曉瑋.試論檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理[J].低碳世界,2017(11):270-270.
[3]劉娟.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].人力資源管理,2018(1):197-197.
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