摘 要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們生活中非常重要的一部分，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的需求，在“互聯(lián)
　　網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理需要和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)結(jié)合起來，提升檔案管理的信息化建設(shè)。本文闡述了事業(yè)單位管理信息化建設(shè)的重要意義，并針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理建設(shè)存在的問題進(jìn)行了分析，提出了幾點(diǎn)促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法措施。
　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化
　　檔案管理的信息化建設(shè)在一定程度上解決了傳統(tǒng)手工管理中存在的問題，在檔案管理的方法和模式上都發(fā)生了明顯的變化。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)就是在檔案管理中利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)，通過數(shù)據(jù)庫的形式，提高檔案管理的效率。
　　1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義
　　隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也逐漸成為社會(huì)運(yùn)作的重要機(jī)體，在提供公共服務(wù)和行使管理職能兩個(gè)方面發(fā)揮著重要作用。事業(yè)單位檔案管理中的資料眾多，且較為復(fù)雜。而如今在互聯(lián)網(wǎng)信息較為發(fā)達(dá)的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)的需求，其弊端也逐漸暴露出來，檔案管理的目的是收集大量的信息資料以供人們參考使用，而傳統(tǒng)的檔案管理不僅占用空間較大，而且查詢使用極為不便，資料的跨地區(qū)使用也更加困難。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求。
　　以筆者所在的人力資源社會(huì)保障局來說，在提供服務(wù)的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案。包括許多人事檔案，有的人事檔案存放時(shí)間將近幾十年，也有很多大學(xué)畢業(yè)生的新近檔案，如此繁雜的檔案，若依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理方法，在后期管理使用中是極為不便的。僅人事檔案這一類就會(huì)產(chǎn)生很多的問題，而單位還有各種各樣的檔案。因此，為了能夠更好的管理，方便后期的使用，必須要采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和多媒體技術(shù)，實(shí)行檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的水平和跨地區(qū)使用。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，可以促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
　　2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
　　傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)資料為主，雖然可以保證信息的完整性和詳細(xì)性，但所占用的空間較大，后期的管理極為不便，且使用查閱也較為困難，無法發(fā)揮檔案的作用。在檔案管理中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案管理工作更加便捷，可以迅速找到查閱內(nèi)容。然而，事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)中仍然存在一定的問題：
　　2.1 檔案管理機(jī)制不健全
　　盡管，人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理的不足，但仍沒有完善的檔案管理機(jī)制。特別是當(dāng)前社會(huì)講究人才教育的多元化發(fā)展，以便能夠適應(yīng)市場對于人才的多元化需求，促進(jìn)行業(yè)的多元化發(fā)展，這就使事業(yè)單位檔案管理和社會(huì)發(fā)展之間呈現(xiàn)明顯的差距，管理機(jī)制難以優(yōu)化創(chuàng)新，不利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
　　2.2 信息化水平低
　　通過對事業(yè)單位檔案管理的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于檔案管理的信息化水平低，大部分事業(yè)單位仍然以傳統(tǒng)的檔案管理為主，一些比較重要的檔案依舊采取紙質(zhì)檔案的方式，這就給檔案資料的收藏帶來一定難度，管理不當(dāng)會(huì)造成重要檔案丟失，在查閱上也存在一定困難。
　　2.3 缺乏專業(yè)性管理人才
　　檔案管理人員是檔案管理的主體，檔案管理人員的綜合能力決定了檔案管理的高效性。但是，大部分事業(yè)單位檔案管理都是普通人員，不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，不能有效實(shí)施檔案管理的信息化建設(shè)。另外，部分管理人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，責(zé)任心不強(qiáng)，在日常工作中積極性不高，總是呈現(xiàn)出一種敷衍的態(tài)度，這就在一定程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。
　　2.4 信息化建設(shè)不夠規(guī)范
　　檔案管理信息化建設(shè)中軟件的使用不夠規(guī)范，軟件的使用不具備通用性，檔案管理系統(tǒng)的移植性較差，管理內(nèi)容多，這就增加了檔案管理信息化建設(shè)的難度，無法實(shí)現(xiàn)資源共享。
　　3 完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法策略
　　3.1 建立健全檔案管理制度
　　傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以紙質(zhì)資料、實(shí)體資料為主，隨著信息技術(shù)的加強(qiáng)，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代的發(fā)展需求，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中首先要建立完善的檔案管理制度，沒有規(guī)矩不成方圓，只有根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制定了合理的檔案管理制度，才能更好的進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。建立檔案管理制度可以從以下幾個(gè)方面入手：在檔案著錄時(shí)，要按照國家法規(guī)的要求，進(jìn)行規(guī)范錄入，保證統(tǒng)一化；檔案管理機(jī)制的建立需要結(jié)合單位的實(shí)際情況，并依照國家檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)；在選擇檔案管理相關(guān)軟件時(shí)，要盡可能的選擇通用性較強(qiáng)的軟件，保證檔案的共享性。另外，可將檔案管理的內(nèi)容，作為員工績效考評(píng)的一項(xiàng)指標(biāo)，發(fā)揮員工的積極性，使員工在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)更加認(rèn)真，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的高效運(yùn)行。
　　3.2 構(gòu)建專業(yè)的信息化平臺(tái)
　　檔案管理的最終目的是供使用者借閱使用，對此，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，提高自身服務(wù)意識(shí)。為了方便人們的使用，需要構(gòu)建專業(yè)的信息化管理平臺(tái)，人們利用網(wǎng)絡(luò)可以快速的查找到自己需要的檔案資料，足不出戶就可以查閱到想了解的信息，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上調(diào)閱、手機(jī)查看的功能，使人們查閱檔案不在受時(shí)間、空間的限制。
　　3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)性
　　在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，很多的檔案管理工作者都不具備專門的檔案管理工作，這就不利于檔案的信息化建設(shè)，因此，為加快信息化建設(shè)的步伐，需要引進(jìn)一批專門的檔案管理人才，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變傳統(tǒng)的檔案工作，使檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。對于目前的檔案管理人員來說，需要不斷學(xué)習(xí)檔案管理的知識(shí)，更新自身的觀念，學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)將檔案進(jìn)行分類處理，提高檔案的利用價(jià)值，同時(shí)還要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提高其專業(yè)技術(shù)。
　　3.4 加快檔案信息化建設(shè)
　　檔案信息化建設(shè)非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)就是實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化。事業(yè)單位在開展檔案管理信息化建設(shè)工作中，面對紛繁復(fù)雜的紙質(zhì)檔案，要將其數(shù)字化，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，建立數(shù)字電子檔案，對于一些必須要保存的紙質(zhì)檔案留檔保存，而可以數(shù)字化的檔案，則通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)其數(shù)字管理，為事業(yè)單位的檔案管理打造數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)檢索獲取檔案信息，既節(jié)省了查閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間，又為保存紙質(zhì)檔案節(jié)省了空間。數(shù)字電子檔案的建立使檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，完善的電子檔案建立，在很大程度上將促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。
　　4 結(jié)語
　　事業(yè)單位的檔案管理工作，在事業(yè)單位工作中占有非常重要的地位，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，才能提高事業(yè)單位的行使職能和服務(wù)水平。針對目前我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題來看，檔案管理的信息化建設(shè)將是一個(gè)長期的工程，需要不斷去完善摸索，尋找到適合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展之路，使事業(yè)單位能夠更好的健康發(fā)展，為社會(huì)做貢獻(xiàn)。
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