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        試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

        發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來(lái)源: 日記大全 點(diǎn)擊:


          【摘要】:當(dāng)前我們正處在信息化時(shí)代,在新時(shí)期下傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求,對(duì)檔案管理提出了越來(lái)越高的要求,一般來(lái)說(shuō),傳統(tǒng)檔案都是以紙質(zhì)為載體的,檔案管理人員儲(chǔ)存難、管理難,信息時(shí)代下的檔案管理主要是依靠網(wǎng)絡(luò)線路傳遞的,故而,檔案載體模式發(fā)生了極大的改變,從傳統(tǒng)紙質(zhì)逐漸過(guò)渡到電子模式,因而提高或是創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理是社會(huì)發(fā)展必然趨勢(shì),本文重點(diǎn)論述了新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案館管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題,并提出了與之相應(yīng)建設(shè)策略。
          【關(guān)鍵詞】:事業(yè)單位 檔案信息化建設(shè) 問(wèn)題 策略
          眾所周知,事業(yè)單位是行使管理職能,承載社會(huì)服務(wù)的重要機(jī)體。在新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的高效有序的開(kāi)展有助于推動(dòng)社會(huì)的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,當(dāng)前我們正處在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求,現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和事業(yè)單位檔案管理的有機(jī)結(jié)合,是新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理有效升級(jí)的關(guān)鍵點(diǎn),為此,本文重點(diǎn)分析了事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問(wèn)題,并探尋了信息化建設(shè)的有效路徑,以期從整體上提高事業(yè)單位檔案管理水平。
          一、分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化問(wèn)題
         。ㄒ唬┤狈ν晟频臋n案信息化建設(shè)體系
          在事業(yè)單位檔案管理工作中檔案信息化建設(shè)發(fā)揮著至關(guān)重要作用,受多種因素的影響,現(xiàn)階段事業(yè)單位所使用檔案信息化化建設(shè)體系中還存在諸多不規(guī)范問(wèn)題,具體表現(xiàn)在,缺乏必要法律法規(guī)作為支撐,對(duì)電子文檔的監(jiān)督管理力度不足,缺乏安全且具有可靠性的安全體系,嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的順利有序開(kāi)展【1】。
          (二)信息化建設(shè)平臺(tái)更新使用率低
          隨著社會(huì)的不斷發(fā)揮發(fā)展,現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化工作,已經(jīng)具備了較為全面且系統(tǒng)職工的檔案信息管理系統(tǒng),但由于在事業(yè)單位檔案信息化工作重視力度不足,無(wú)法有效達(dá)到信息化平臺(tái)建設(shè)需求,故而,很多單位在信息化平臺(tái)模塊設(shè)置方面的更新速度都比較慢,導(dǎo)致 一些新入職職工信息無(wú)法及時(shí)錄入到系統(tǒng)當(dāng)中,給事業(yè)單位人才管理和人才優(yōu)化配置工作帶來(lái)了諸多的不便。另外,事業(yè)單位在這方面的利用率還比較低,無(wú)法最大化的發(fā)揮信息化平臺(tái)的作用。
         。ㄈn案信息存在安全隱患
          較其他信息資源不同,事業(yè)單位檔案信息中有著諸多機(jī)密性文件,因此,檔案管理人員要注重保護(hù)好檔案信息內(nèi)容的安全。受多種因素的影響,事業(yè)單位檔案工作人員,經(jīng)常會(huì)忽視信息化安全問(wèn)題,造成了檔案信息安全隱患。一般來(lái)說(shuō),事業(yè)單位檔案部門在考慮安全時(shí)只考慮內(nèi)外網(wǎng)安全,基本上很少考慮網(wǎng)上應(yīng)用系統(tǒng)的安全。沒(méi)有嚴(yán)格把關(guān)上網(wǎng)檔案信息內(nèi)容,另外,檔案信息共享會(huì)進(jìn)一步加大系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)【2】。
          二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效策略
         。ㄒ唬(gòu)建完善檔案信息化管理體系
          在新形勢(shì)下,事業(yè)單位優(yōu)化檔案信息化建設(shè)管理體系,必須要根據(jù)內(nèi)部現(xiàn)行運(yùn)行管理制度,,自身實(shí)際情況,借鑒其他單位先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),進(jìn)行不斷的完善和健全,進(jìn)而更好地為事業(yè)單位信息化管理工作提供制度保障。第一,事業(yè)單位必須要加強(qiáng)電子文檔的監(jiān)督力度,立足于檔案信息化建設(shè)平臺(tái)為切入點(diǎn),全方位的細(xì)化電子文檔的管理規(guī)范、應(yīng)用權(quán)限、借閱細(xì)則等,以便更好地借閱人員和工作人員提供科學(xué)且良好的行為規(guī)范指導(dǎo)。第二,要從自身實(shí)際情況入手,構(gòu)建檔案信息化建設(shè)的管理制度,該制度必須要全面覆蓋事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題,最大化的確保信息化管理工作的有序開(kāi)展。
         。ǘ┚S護(hù)更新檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)
          事業(yè)單位要想從整體上提高檔案管理信息化平臺(tái)應(yīng)用效率,則必須要對(duì)檔案室進(jìn)行全面且有效維護(hù),管理人員要定期檢查掃描儀、計(jì)算機(jī)、磁盤陣列以及服務(wù)器,另外還必須要監(jiān)管電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案數(shù)字化掃描管理系統(tǒng)以及檔案信息網(wǎng)站等,并定期做病毒查殺和病毒監(jiān)測(cè)工作,最大限度確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息化建設(shè)平臺(tái)的穩(wěn)定、安全運(yùn)行。
         。ㄈ┣袑(shí)完善信息化系統(tǒng)軟硬件設(shè)施
          事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案管理情況,采購(gòu)適合自己軟件系統(tǒng),進(jìn)一步確保信息化平臺(tái)和系統(tǒng)的安全性,基于做好檔案歸檔工作上,備份好檔案信息,同時(shí)還必須要安裝好360、金山等防病毒軟件,有效確保信息系統(tǒng)的健康安全運(yùn)行。由于事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容繁瑣,因此,事業(yè)單位必須要加強(qiáng)硬件投入力度,盡可能的選擇一些容量較大的硬盤來(lái)儲(chǔ)存海量的檔案資料,以便更好為全面提高檔案信息的利用效率打下良好基礎(chǔ)。
          結(jié)語(yǔ):
          總而言之,在新時(shí)期下,事業(yè)單位檔案管理信息化是滿足社會(huì)發(fā)展需求的,基于此,事業(yè)單位檔案管理者要加強(qiáng)學(xué)習(xí),將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)有效的融入到檔案管理中,加強(qiáng)信息共享,從整體上提高事業(yè)單位檔案管理效率,進(jìn)而更好為事業(yè)單位創(chuàng)造良好的社會(huì)效益,為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
          【參考文獻(xiàn)】:
          【1】梁羨篁, 楊繼. 試論事業(yè)單位檔案管理及其信息化建設(shè)[J]. 辦公室業(yè)務(wù), 2016(23):55-55.
          【2】孫銘珠. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討[C]// 決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì). 2016.

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