[摘 要]電子檔案是記錄在磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)等載體中，以代碼的形式生成，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募�。它主要包括電子�?shū)、電子郵件、電子表格、電子圖片等形式。電子檔案是信息化時(shí)代做好檔案管理工作的必要形式，它自身具有很多優(yōu)勢(shì)，但同樣也存在著不可忽視的弊端，因此，如何做好電子檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理、進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，是檔案管理工作的新課題，本文結(jié)合工作實(shí)踐，就這方面的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了分析探討。
　　[關(guān)鍵詞]電子檔案；優(yōu)勢(shì)分析；風(fēng)險(xiǎn)措施
　　中圖分類(lèi)號(hào)：S835 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2018）24-0209-01
　　引言
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，電子文件應(yīng)用的范圍越來(lái)越廣，呈現(xiàn)出諸多紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)越性，這為人們辦公帶來(lái)了巨大的方便，使工作變得簡(jiǎn)單而快捷。信息時(shí)代，檔案管理方式發(fā)生了很大的變化，由過(guò)去的紙質(zhì)文件檔案向電子文件檔案轉(zhuǎn)變。在實(shí)踐中電子文件檔案也存著各種各樣的問(wèn)題，隱藏著諸多風(fēng)險(xiǎn)，如果沒(méi)有積極有效的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，就會(huì)引發(fā)許多安全問(wèn)題，如信息數(shù)據(jù)庫(kù)被盜，數(shù)據(jù)滅失等等。
　　1 電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)分析
　　1.1 提高了檔案的閱讀效率
　　電子檔案內(nèi)容存放在服務(wù)器內(nèi)，每個(gè)授權(quán)部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)都會(huì)存有一份檔案，閱讀時(shí)不再受限于傳閱速度，更不會(huì)產(chǎn)生閱讀排隊(duì)問(wèn)題。真正實(shí)現(xiàn)了“一次輸入，綜合利用；一家輸入，多家使用；分散輸入，綜合利用”的工作目標(biāo)，很大程度上提高了高校檔案的閱讀效率，加快了檔案的查詢(xún)速度。從而大大提高了檔案查閱的速度和效率。這也省去了原有檔案的借閱流程和手續(xù)、檔案歸檔的分類(lèi)及手工操作等，改由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成，實(shí)現(xiàn)了檔案從形成、查詢(xún)到管理的一體化。不但使檔案管理工作更加準(zhǔn)確、規(guī)范，還提高了檔案管理人員的工作效率，減少了檔案管理人員的工作任務(wù)，使檔案管理工作向著信息化的方向邁出更高一步。
　　1.2 有利于發(fā)現(xiàn)漏缺
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料立卷容易發(fā)生漏缺的現(xiàn)象，訂好后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就得拆卷重做，需要重復(fù)裝訂的材料還要復(fù)印再次裝訂，立卷目錄如果發(fā)生變化則需重新抄寫(xiě)。由于計(jì)算機(jī)可以將電子文件檔案隨時(shí)分門(mén)別類(lèi)，可從檔案管理者需要的角度進(jìn)行歸類(lèi)、組合，即使重復(fù)使用的材料只要復(fù)制粘貼就可完成，立卷時(shí)可按件進(jìn)行歸集，目錄可隨時(shí)進(jìn)行增減，使得電子文件檔案的整理變得簡(jiǎn)單。當(dāng)電子文件檔案立卷完成后，即可轉(zhuǎn)為對(duì)光盤(pán)、U盤(pán)等介質(zhì)的整理、編目、排架。
　　1.3 有利于保密
　　過(guò)去紙質(zhì)文件查閱時(shí)，只能將整卷提供給使用者，使檔案里其他資料處理發(fā)散狀態(tài)，檔案使用者不僅能看到其所需的文件，而且能看到整卷文件的內(nèi)容。而電子文件檔案管理時(shí)，利用者只需提取其需要的某一份文件即可，無(wú)法接觸到與其無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。
　　1.4 提高了檔案管理質(zhì)量
　　傳統(tǒng)的文書(shū)立卷是人為的紙張立卷，立卷人受其文化水平、素質(zhì)高低的影響，只能憑借自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握不精確，從而影響了案卷質(zhì)量水平，給將來(lái)檔案的查閱管理帶來(lái)很大的不便。計(jì)算機(jī)管理則提高了檔案管理工作的質(zhì)量，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理可以對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的存儲(chǔ)，目錄清晰，查閱方便。
　　1.5 釋放了檔案管理者的精力和時(shí)間
　　在紙質(zhì)文件歸檔時(shí)，工作人員經(jīng)常占用量時(shí)間進(jìn)行歸檔整理，使得檔案人員不能投身于檔案的編研工作。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理后，檔案人員就可從繁瑣的手工工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研上，發(fā)揮其更好的時(shí)效價(jià)值。
　　2 電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控措施
　　防患于未然是減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的有效手段。在風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有產(chǎn)生前要做好風(fēng)險(xiǎn)防控，對(duì)電子文件檔案來(lái)說(shuō)，檔案管理者可根據(jù)電子文件被侵害的潛在缺陷進(jìn)行防控，將危害解決在萌芽之中。
　　2.1 及時(shí)更新最新技術(shù)
　　檔案管理部門(mén)要針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，學(xué)會(huì)使用先進(jìn)的防控技術(shù)，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)技術(shù)，讓現(xiàn)代化的技術(shù)發(fā)揮積極的作用。如在計(jì)算機(jī)上設(shè)置密碼，這是最基礎(chǔ)也是很有效的方法。為防止電子文件檔案被竊取、刪除和修改，防止黑客進(jìn)入，可采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)、檔案?jìng)浞�、�?zhuān)機(jī)專(zhuān)用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒：件等。這些技術(shù)措施的使用，能最大限度的保證電子文件檔案存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全性、保密性，防范外界對(duì)電子文件的非法訪(fǎng)問(wèn)和隨意刪改。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)不斷更新技術(shù)，努力提升電子文件檔案的安全保護(hù)水平。還可以采用只讀模式，或?qū)﹄娮游募�進(jìn)行加密處理，從而達(dá)到電子文件保護(hù)的作用。
　　2.2 提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
　　由于電子文件檔案存在于多樣化的電子系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的包容性使得網(wǎng)絡(luò)上病毒無(wú)處不在，因此提高檔案管理者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，使他們懂得電子文件檔案風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的危害。從思想上認(rèn)識(shí)到電子文件檔案工作的重要性，從技術(shù)上學(xué)會(huì)使用保護(hù)電子文件檔案安全性的措施和手段，達(dá)到既能使電子文件檔案最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。
　　2.3 建立合理的制度
　　為了保證電子文件不被人為的泄密，建立相應(yīng)的管理制度是十分必要的。檔案管理部門(mén)應(yīng)以電子文件檔案管理規(guī)范為依據(jù)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本單位的電子文件檔案管理制度，對(duì)電子文件的形成，傳遞，保管，存檔制定嚴(yán)格的程序，做到有章可循。用制度約束檔案管理者，制定合理的獎(jiǎng)懲措施，做到了有獎(jiǎng)有罰。嚴(yán)格規(guī)定非檔案管理者不得使用存儲(chǔ)電子文件的計(jì)算機(jī)。實(shí)行電子文件檔案管理與文書(shū)檔案管理的有機(jī)結(jié)合，使二者相互配合，合理使用。嚴(yán)格檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保電子文件從歸檔到查閱做到統(tǒng)一管理，不得隨意向外界泄露檔案秘密，也不隨意傳遞電子文件資料。同時(shí)在接收電子文件時(shí)要對(duì)信息的真實(shí)性、原始性、完整性進(jìn)行認(rèn)真的甄別、鑒定。
　　2.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)
　　隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案在人們生活工作中發(fā)揮著重要的作用。檔案管理者不再是檔案的保管員，培訓(xùn)一些訓(xùn)練有素、懂檔案管理，通計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才進(jìn)行檔案管理是當(dāng)今天檔案部門(mén)必須解決的問(wèn)題。檔案部門(mén)要重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，盡早提高業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，把一些覺(jué)悟高，思想好，責(zé)任心強(qiáng)的人員配備到檔案管理工作中去。同時(shí)對(duì)老的檔案管理者也應(yīng)提出相應(yīng)要求，不斷更新知識(shí)，使他們能勝任現(xiàn)代化管理工作。同時(shí)，培訓(xùn)檔案管理者的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這也是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
　　2.5 轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)
　　電子檔案一旦受到外界的侵害，就會(huì)產(chǎn)生不可估量的損失。為了減少損失程度，檔案管理員應(yīng)學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)急預(yù)案，將損失降到最低程度�？刹捎觅�(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)或與提供商簽署服務(wù)合同等方式來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。也可與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商協(xié)調(diào)，使供應(yīng)商的服務(wù)符合本單位電子文件檔案管理的需要。當(dāng)然，外包也會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)，外包時(shí)必需嚴(yán)格考查外包人的信用程度，綜合素質(zhì)。
　　2.6 積極應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)
　　信息檔案數(shù)據(jù)管理中，一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)常干擾著檔案管理者。檔案管理部門(mén)要經(jīng)常對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行病毒掃描，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)，將病毒木馬隔離在外。檔案管理部門(mén)在電腦維修時(shí)，要注意信息的保密，要聘用政治敏感性強(qiáng)，個(gè)人素質(zhì)高的人員進(jìn)行維修。電子文件要做到隨時(shí)進(jìn)行備份，維修電腦時(shí)可將電腦全部格式化，將信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
　　3 結(jié)語(yǔ)
　　電子檔案管理工作就是要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。在加強(qiáng)電子文件檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)電子文件檔案自身的特點(diǎn)，既要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子文件檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案管理人員的檔案管理水平。
　　參考文獻(xiàn)
　　[1] 宋麗.淺析電子文件檔案化管理[J].行政論壇，2015-03-13.
　　[2] 高楊，尉紅剛.企業(yè)電子文件管理平臺(tái)架構(gòu)研究[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2011-07-16.

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