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        新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》背景下的高校會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)

        發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來源: 散文精選 點(diǎn)擊:


          摘 要:本文結(jié)合新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部第79號(hào)令)和高校會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際進(jìn)行考量,分析高校會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)在制度、標(biāo)準(zhǔn)、人才、軟硬件配套等方面存在的問題,并結(jié)合有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和工作實(shí)踐,研究信息化條件下高校會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的影響因素,提出切實(shí)可行的解決對(duì)策,以推進(jìn)高校財(cái)務(wù)科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
          關(guān)鍵詞:高校;會(huì)計(jì)檔案;信息化
          近年來,隨著信息化水平不斷提高和會(huì)計(jì)實(shí)踐深入發(fā)展,舊的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》不再適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案工作的需要。2015年,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部第79號(hào)令,以下簡稱《辦法》)修訂出臺(tái),會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、范圍、形式以及管理方式發(fā)生深刻變化,首次對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化提出規(guī)范性要求。隨著數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字校園建設(shè)逐步推進(jìn),校園政務(wù)工作信息化逐步成熟完善,電子發(fā)票迅速普及,以及高校會(huì)計(jì)電算化和會(huì)計(jì)管理信息化不斷成熟完善,會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)成為提高高校財(cái)務(wù)管理效率和檔案服務(wù)質(zhì)量的必然途徑。
          一、從《辦法》出臺(tái)的背景看高校會(huì)計(jì)檔案信息化的必要性
          《辦法》的出臺(tái)包括六個(gè)方面的原因:一是為了與《會(huì)計(jì)法》《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào);二是為了與財(cái)務(wù)工作科學(xué)化、精細(xì)化、規(guī)范化管理相適應(yīng);三是為了與當(dāng)前不斷發(fā)展的檔案工作實(shí)踐相適應(yīng);四是為了滿足信息化條件下會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的需要;五是為了滿足會(huì)計(jì)檔案更加科學(xué)規(guī)范管理和便于利用的需要;六是為了提升會(huì)計(jì)檔案的社會(huì)意義,例如更好地提供經(jīng)濟(jì)責(zé)任明確和追查的需要。
          高校會(huì)計(jì)檔案工作是高校檔案信息資源的重要組成部分,從高校會(huì)計(jì)工作流程和特點(diǎn)來看,其區(qū)別于政府機(jī)關(guān)、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案主要表現(xiàn)在三個(gè)方面:一是會(huì)計(jì)檔案數(shù)量更為龐大。高校預(yù)算分支全面、精細(xì),設(shè)備、資產(chǎn)多,會(huì)計(jì)資料涉及數(shù)萬師生的財(cái)務(wù)行為,會(huì)計(jì)材料與一般機(jī)關(guān)、企業(yè)相比,數(shù)量更為龐大。根據(jù)某中部省份統(tǒng)計(jì),同一年度一所省屬高校的會(huì)計(jì)檔案大約為1600-2300卷,是一般省直機(jī)關(guān)的約15-20倍;二是檔案體系分支更為豐富。高校財(cái)務(wù)設(shè)置類別全面,科研、教學(xué)、工會(huì)、工資等不同體系劃分更加豐富;三是會(huì)計(jì)檔案利用需求更加復(fù)雜。高校內(nèi)財(cái)務(wù)憑證大多按年度月份憑證號(hào)排列,而教師科研項(xiàng)目涉及周期長,往往某位教師的一個(gè)項(xiàng)目跨度幾年而財(cái)務(wù)報(bào)銷分散,造成原始憑證分散,不易統(tǒng)一調(diào)閱,查詢某位學(xué)生獲得獎(jiǎng)學(xué)金的發(fā)放、某類設(shè)備采購的財(cái)務(wù)流程等材料同樣如此。
          因此,在《辦法》出臺(tái)的背景下,從高校會(huì)計(jì)檔案的特殊性來看,推進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)有以下幾個(gè)必要性:
         。1)有利于緩解紙質(zhì)檔案漲館的壓力。會(huì)計(jì)檔案信息化后雖然仍要實(shí)行歸檔“雙套制”,但是對(duì)于附件數(shù)量較多的高校會(huì)計(jì)檔案來說,可以將次要的附件材料或者背景性材料通過數(shù)字化掛接的方式進(jìn)行歸檔或保存?zhèn)洳椋瑥亩鴾p少紙質(zhì)材料造成的壓力。
         。2)有利于高校實(shí)現(xiàn)多體系財(cái)務(wù)信息資源的共建共享。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的憑證性,與電算化發(fā)展成果相對(duì)接,推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案整理、歸檔、利用的信息化,使不同體系財(cái)務(wù)工作的歷史記錄可以跨體系實(shí)現(xiàn)共享。
          (3)有利于優(yōu)化檔案利用,推進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)型。查詢更加直觀、全面、系統(tǒng),尤其是科研項(xiàng)目、學(xué)生在校行為產(chǎn)生的財(cái)務(wù)記錄,以及資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、檢察等專項(xiàng)利用的集中查詢,使財(cái)務(wù)工作打破信息孤島,從傳統(tǒng)的算賬、記賬功能解放到分析、預(yù)測(cè)等財(cái)務(wù)管理功能的層面上來。
          二、從《辦法》的變化看高校會(huì)計(jì)檔案信息化的重點(diǎn)
          與舊的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相比,79號(hào)令從會(huì)計(jì)檔案的定義、電子會(huì)計(jì)檔案以及規(guī)范、會(huì)計(jì)檔案的保管期限等方面作了修改、補(bǔ)充和調(diào)整,其中最重要的兩個(gè)變化與會(huì)計(jì)檔案的信息化息息相關(guān),對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案信息化有特別的指向性。
          1.會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍的調(diào)整
          《辦法》第三條指出:“會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案!薄掇k法》不再以會(huì)計(jì)檔案的類別概括定義,而是突出“會(huì)計(jì)核算”這一財(cái)務(wù)主體行為,明確了會(huì)計(jì)資料的多種形式,更重要的是增加了電子會(huì)計(jì)檔案形式。這就要求高校會(huì)計(jì)檔案整理要整理中,一方面使多體系、多類別的會(huì)計(jì)檔案更加遵循會(huì)計(jì)核算的本體規(guī)律,另一方面要做好充分準(zhǔn)備,將電子化的會(huì)計(jì)檔案資料納入管理范圍。
          2.明確規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理的要求
          《辦法》首次接納了通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。第三條完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍,第七條明確了電子會(huì)計(jì)檔案管理要求。第八、九條增加了實(shí)行會(huì)計(jì)檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求!掇k法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理要求的提出,使高校在會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)初期就要把握不同系統(tǒng)向電子會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理靠近,將會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)、教職工工資管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息查詢繳費(fèi)系統(tǒng)等進(jìn)行元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)交換的優(yōu)化,并做好歸檔的技術(shù)對(duì)接和安全防范,確保符合《辦法》中的電子歸檔要求。
          3.會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的變化
          《辦法》第十一條對(duì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)間做了更為靈活的規(guī)定,第十二條明確了電子會(huì)計(jì)檔案的移交要求,第十三條完善了會(huì)計(jì)檔案利用的有關(guān)要求,第十四條調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的保管期限,定期保管的年限更加具體多樣,十六到十九條進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀程序等要求。這些變化在接收、保管、利用、銷毀等各環(huán)節(jié)明確了包括電子形式在內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理要求,并充分明確了各方責(zé)任。
          三、信息化條件下高校會(huì)計(jì)檔案工作存在的問題
          對(duì)比高校財(cái)務(wù)工作實(shí)際與《辦法》要求,信息化條件下高校會(huì)計(jì)檔案工作存在一系列問題,財(cái)務(wù)管理規(guī)范化和會(huì)計(jì)信息化建設(shè)不能同步發(fā)展,財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)本身軟硬件建設(shè)、財(cái)務(wù)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、人才建設(shè)等內(nèi)、外部因素,共同制約高校會(huì)計(jì)檔案在信息化條件下其發(fā)揮應(yīng)有的效率。

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