關(guān)于電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討
發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 散文精選 點擊:
通過調(diào)研及探討,本文對電力企業(yè)集團(tuán)檔案信息化建設(shè)提出了一些見解。
【關(guān)鍵詞】檔案 信息化 企業(yè)管理
1 當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理模式及存在問題
1.1 檔案管理模式
隨著公司的發(fā)展,原有OA版本已不能適應(yīng)檔案工作需求,其引發(fā)的問題還有可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果,F(xiàn)在使用的軟件都沒有實現(xiàn)全文檢索、在線OCR、web查詢等功能,且0A軟件在科檔管理方面存在重大缺陷:在安裝過程中,不同平臺的數(shù)據(jù)導(dǎo)入時出現(xiàn)丟失;在日常管理中,時常出現(xiàn)數(shù)據(jù)(案卷或文件)丟失現(xiàn)象;數(shù)據(jù)庫無法備份,數(shù)據(jù)安全存在極大隱患;在新舊分類大綱同時存在時,檔案的分類出現(xiàn)沖突現(xiàn)象,致使檔案號紊亂等。
1.2 檔案存儲模式
當(dāng)前檔案業(yè)界還是支持以紙張為主要的存儲介質(zhì)。集團(tuán)不僅需要解決部分紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理,還需要解決企業(yè)日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。
1.3 檔案查詢模式
在手工查詢檔案信息的檢索過程中,檢索流程為:查到案卷目錄,再查到文件目錄,根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址,然后通知庫房調(diào)卷,辦理相關(guān)手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來了困難,且在此過程中,查詢的途徑不夠全、查全率、查準(zhǔn)率低,容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料,難以充分的利用業(yè)務(wù)檔案資源向公司各級部門提供良好的服務(wù)。
由于OA系統(tǒng)并非專業(yè)的檔案管理系統(tǒng),所以其查詢功能簡單,檢索信息的查全率和查準(zhǔn)率都較低,無法迅速快捷地找到所需要的信息,給檔案管理工作帶來了極大的不便。作為大型的集團(tuán)企業(yè),所屬企業(yè)眾多而且檔案管理都是相對獨立,橫向縱向各不互通,所以未能實現(xiàn)資源的共享和整合,不能更好地發(fā)揮檔案的效益。
2 集團(tuán)數(shù)字檔案館的設(shè)想和建設(shè)方案
集團(tuán)式管理的企業(yè),下屬機(jī)構(gòu)眾多且層次復(fù)雜,涉及多元化行業(yè),分布地域廣泛。并且各所屬機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)重點不同,檔案管理的重點及管理特性也不同,各機(jī)構(gòu)都設(shè)有獨立的檔案管理機(jī)構(gòu),相對獨立地對本機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行管理和利用。
集團(tuán)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是要實現(xiàn)所屬機(jī)構(gòu)與總部檔案系統(tǒng)檔案信息的互聯(lián)互通。根據(jù)總部及所屬機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)情況,信息化系統(tǒng)建設(shè)模式,程度以及系統(tǒng)維護(hù)能力等不同的情況,部署可支持既集中又分布的混合式建設(shè)方案。方案中應(yīng)充分考慮應(yīng)用規(guī)模大而廣,注冊用戶數(shù)量多,對系統(tǒng)性能要求高等因素,應(yīng)具備良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,總部與下屬機(jī)構(gòu)通過專網(wǎng)或VPN連接,最終實現(xiàn)總部與屬下機(jī)構(gòu)形成分布式虛擬數(shù)字檔案館。
2.1 檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)的功能
檔案信息系統(tǒng)提供檔案從形成到利用或銷毀的全過程管理功能,對文件的產(chǎn)生進(jìn)行超前控制,包括對文件進(jìn)行初步鑒定、著錄歸檔標(biāo)識及邏輯歸檔等。系統(tǒng)應(yīng)具備符合國家檔案管理相關(guān)規(guī)定的檔案綜合管理功能,不僅能完成檔案管理各環(huán)節(jié),還要求具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規(guī)程、圖書及其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進(jìn)行全方位管理,不僅能管理文本文件,還應(yīng)提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機(jī)記錄檔案的物理存放位置,并能提供科學(xué)的查詢、統(tǒng)計功能,從而減少人為錯誤,提高檔案管理的效率。
實現(xiàn)整個檔案管理業(yè)務(wù)流程的全面數(shù)字化。通過檔案管理與其它業(yè)務(wù)流的集成,建立文檔一體化管理系統(tǒng),實現(xiàn)各類電子文件實時歸檔(邏輯歸檔,即在線歸檔)。通過與其它系統(tǒng)的無縫鏈接,以及對各立檔單位形成的電子文件實行遠(yuǎn)程監(jiān)控,實時接收,用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務(wù)各流程進(jìn)行管理,從而真正實現(xiàn)文檔一體化。
總部和各下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理信息系統(tǒng)組建成一個虛擬檔案館?偛靠梢圆殚喌礁飨聦贆C(jī)構(gòu)的檔案信息資源,各所屬機(jī)構(gòu)的檔案信息由相應(yīng)的檔案管理部門自行維護(hù)。系統(tǒng)用戶可通過局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng),在任何時刻、任何地點享有檔案信息或其它信息資源查詢和閱覽服務(wù)。
建成各類數(shù)字信息資源庫,并對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織和挖掘,為全集團(tuán)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的服務(wù)。建成后的數(shù)字檔案館的數(shù)字信息資源庫的內(nèi)容不僅涵蓋了原來的檔案信息資源,而且進(jìn)一步擴(kuò)大到文件、矢量化圖紙、語音、視頻、圖形圖像等更為廣闊的領(lǐng)域,從而使檔案信息資源庫通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接成超大規(guī)模的知識庫。通過對數(shù)據(jù)有效的組織和挖掘,可以為公司的生產(chǎn)、管理和決策提供必要的依據(jù)以及高質(zhì)量的服務(wù)。
2.2 技術(shù)方案
參考OAIS模型建立基于J2EE平臺的標(biāo)準(zhǔn)化、可擴(kuò)展、多全宗協(xié)同的分布式數(shù)字檔案館系統(tǒng);具有檔案信息獲取、管理、存儲、利用、交換和服務(wù)等一系列功能;為檔案利用者提供一站式、無縫集成的、個性化的檔案查詢服務(wù)以及其他相關(guān)服務(wù);為用戶提供基于WEB的界面,包括:用戶提交界面、搜索界面、系統(tǒng)管理界面等各種界面。利用Java虛擬機(jī)和Java服務(wù)器技術(shù),系統(tǒng)允許用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng);采用強(qiáng)大的工作流引擎建立檔案管理工作相關(guān)業(yè)務(wù)的審批流程。
采用XML技術(shù)、基于J2EE平臺、以JAVA語言開發(fā)的分布式數(shù)字檔案館系統(tǒng),支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。系統(tǒng)的通訊協(xié)議采用HTTP,TCP/IP,SSL。
根據(jù)檔案管理的特點,檔案的應(yīng)用程序、處理的數(shù)據(jù)及實際的計算廣泛的分布于網(wǎng)絡(luò)中,為了平衡這種分布,采用RMI技術(shù)實現(xiàn)系統(tǒng)的分布式計算,RMI是遠(yuǎn)程方法調(diào)用(Remote Method Invocation)。RMI技術(shù)可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程移交,即檔案機(jī)構(gòu)的下級單位的數(shù)據(jù)可以主動或被動的通過網(wǎng)絡(luò)傳輸遷移至主管機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫中。
3 實施方案
。1)第一步:統(tǒng)一建設(shè)集團(tuán)公司總部與各下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理信息系統(tǒng),能夠?qū)崿F(xiàn)對歷史檔案的數(shù)字化管理、實現(xiàn)對現(xiàn)行文件的有效管理、實現(xiàn)與現(xiàn)有各系統(tǒng)的無縫接口。
(2)第二步:實現(xiàn)集團(tuán)公司總部可以通過統(tǒng)一的界面查閱各下屬機(jī)構(gòu)的檔案信息資源。
(3)第三步:實現(xiàn)集團(tuán)公司總部與各下屬機(jī)構(gòu)檔案信息資源的互聯(lián)互通。
。4)第四步:基于集團(tuán)公司總部、各下屬機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案資源,開發(fā)超大規(guī)模、分布式虛擬數(shù)字檔案館,建立集團(tuán)數(shù)字檔案館。
通過建成的數(shù)字檔案館,實現(xiàn)檔案信息化,做到業(yè)務(wù)規(guī)范化,機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化,數(shù)據(jù)電子化,進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)邁向國際化。
作者單位
新疆信息產(chǎn)業(yè)有限責(zé)任公司 新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市 830002
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