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        “互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校檔案管理信息化建設(shè)

        發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 散文精選 點擊:


          摘 要:“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來使信息技術(shù)的應(yīng)用范圍更廣、效果更加理想。在這種時代下,學校也在積極的落實信息化建設(shè),特別是學校的檔案管理工作,檔案管理從單一、粗獷的管理模式發(fā)展為信息化管理,這是未來學校檔案管理發(fā)展的重要趨勢,必須要提高重視程度;诖,本次研究主要分析“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校檔案管理信息化建設(shè)情況,給出科學化的建設(shè)策略以供參考。
          關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)+;學校;檔案管理;信息化建設(shè)
          檔案在學校管理中的地位和作用是不可忽視的,能夠為學校各項工作開展以及未來發(fā)展、建設(shè)提供科學的參考。為此學校檔案管理人員要提高檔案管理工作的重視程度,優(yōu)化管理思路與方法,使檔案管理工作的效率水平得到提升,更好的促進學校的持續(xù)發(fā)展進步。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下,學校要積極引用信息化的管理理念與方法,認識到傳統(tǒng)管理方法的不足,全面提高學校檔案管理的數(shù)字化、信息化水平。
          1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校檔案管理信息化的優(yōu)勢分析
          首先,學校檔案管理信息化建設(shè)就是利用電子計算機技術(shù)對原始的檔案資料進行處理,并利用光盤、硬盤等介質(zhì)儲存起來,這種管理方式下,檔案的儲存數(shù)量是比較大的,處理速度更快,同時可以長時間保存,查閱更加快速便利,這些優(yōu)勢都是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法達到的。檔案管理的信息化使文檔也實現(xiàn)了一體化的建設(shè),紙質(zhì)檔案與電子文件并存,為查閱者提供更加便利的查詢、閱讀、使用等服務(wù)[1]。
          其次,隨著學校檔案管理水平以及信息化系統(tǒng)的優(yōu)化,人員的素質(zhì)水平也面臨著較高的要求。雖然學校個別管理人員的知識陳舊、結(jié)構(gòu)不合理,但是大部分檔案管理人才還是具備專業(yè)的知識與能力的,可以獨當一面,能夠在檔案管理中發(fā)揮自身優(yōu)勢才能,為檔案管理信息化建設(shè)做出貢獻。在檔案管理信息化建設(shè)中,只要學校領(lǐng)導高度重視,上下級共同努力,一定會使檔案管理信息化達到理想建設(shè)高度。
          最后,在對檔案管理進行信息化建設(shè)時,可以依據(jù)地區(qū)、學校建立局域網(wǎng)、電子文件數(shù)據(jù)管理中心等,這是十分顯著的優(yōu)勢。學校建立自己的檔案網(wǎng)站能夠為政府部門、教育管理部門以及社會各界的檔案利用提供快捷服務(wù),學校在網(wǎng)站上提供有限制性或者非保密的電子文件查詢、使用服務(wù),保證優(yōu)質(zhì)學校教育資源的共享。此外,隨著檔案管理的信息化水平的提高,學校工作的管理情況可以被公開,通過網(wǎng)絡(luò)征集社會各界人士對學校發(fā)展的想法與建議[2],充分發(fā)揮群眾監(jiān)督作用,使學校檔案管理工作有序推進,并得到更好的優(yōu)化與完善。
          2 互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校檔案管理信息化建設(shè)的策略
          2.1 創(chuàng)新管理理念,提高管理效果
          目前學校檔案信息管理是依靠先進技術(shù)設(shè)備以及理念進行的,為使信息技術(shù)的作用在檔案管理工作中充分體現(xiàn),就必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想,積極創(chuàng)新,落實考核制度,保證管理工作的嚴謹科學,同時積極維護信息化管理系統(tǒng)。學校檔案管理工作的開展需要以高效率、便利性為原則,科學配置管理任務(wù),保證檔案管理方法滿足學校的實際情況,提高學校物力、人力等資源的利用率,讓學校的檔案管理信息化水平達到理想的狀態(tài)。
          2.2 增加投入力度,完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
          為保證學校檔案管理信息化建設(shè)的順利實現(xiàn),需要有良好的基礎(chǔ)設(shè)施為前提。為此學校要加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度,配備相關(guān)的硬件設(shè)備,如儲存器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及數(shù)碼攝像機等[3]。同時進一步規(guī)范檔案信息管理的軟件系統(tǒng),檔案管理軟件需要具備檔案收集、儲存、歸檔、整理、編目、檢索以及利用等功能,并滿足不同硬件平臺以及操作系統(tǒng)的運行需要,還可以與其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換與連接。
          2.3 統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范,健全管理標準
          檔案管理信息化的前提是檔案形式的信息化,紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化是需要一定時間的,由于學校檔案的種類不同,因此電子文檔的種類也是不同的。如今在功能、結(jié)構(gòu)上,文檔管理一體化系統(tǒng)也是有差異的,所以不能共享數(shù)字化檔案資源,加之其通用、開放性的限制,檔案管理就容易出現(xiàn)各種問題,如學校使用一款軟件不久就發(fā)現(xiàn)了問題,這就需要重新編制,或者直接放棄使用,勢必會造成檔案資源的嚴重浪費,也在一定程度上影響了學校檔案信息化建設(shè)的決心,并對檔案管理人員的工作積極性產(chǎn)生不利影響。所以為提高數(shù)字檔案的兼容性以及規(guī)范性,必須要有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范以及格式標準,認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性與目的,使管理程序更加規(guī)范標準,定期將檔案管理的內(nèi)容進行公示,在學校其他人員的監(jiān)督下進一步完善檔案管理系統(tǒng)。
          2.4 發(fā)揮安全技術(shù)優(yōu)勢,維護檔案安全
          學校檔案中涉及到很多教師的科研成果、學校文書以及榮譽檔案等,這些具有很高的價值,所以在檔案管理時需要高度重視。檔案管理信息化建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等,而網(wǎng)絡(luò)的虛擬性、開放性使其具有很強的不安全性,所以檔案管理信息化建設(shè)中,安全風險也是不可避免的。所以要充分發(fā)揮安全技術(shù)的優(yōu)勢,維護檔案安全。可以使用加密技術(shù)、電子信息恢復技術(shù)、防病毒入侵技術(shù)等[4],提高檔案管理安全性。此外還需要建立異地備份制度,做好備份工作,避免重大災(zāi)害破壞檔案,導致?lián)p失嚴重,無法彌補。學校中重要的電子檔案要將同質(zhì)備份與異質(zhì)備份結(jié)合起來,將檔案變成縮微品,長久保存。開展學校檔案安全管理工作時,需要有大量的財力、人力作為支持,為此學校建立專門的檔案保密系統(tǒng),提供專門的技術(shù)人員對檔案安全系統(tǒng)進行檢查維護,保證檔案管理的安全、可靠。
          2.5 組織人員培訓,提高管理人員能力
          不論何種工作,人員的能力作用都是極為重要的。在學校檔案管理中,管理人員的能力將直接影響信息化建設(shè)的效果。人才是學校檔案管理信息化的建設(shè)者,也是檔案信息化資源與用戶連接的重要渠道,所以要定期組織檔案管理人員進行集中培訓,營造良好的培訓氛圍,使管理人員掌握更加先進的檔案管理知識以及信息化技術(shù),并樹立終身學習的理念,在工作中學習,做到學以致用,全面提高檔案管理人員的能力水平。此外鼓勵管理人員到計算機室中進行專業(yè)化的檔案信息整理操作,提高信息化實踐的重視程度。同時檔案管理部門積極與人事部門的交流,積極引進高素質(zhì)水平的復合型人才,使檔案管理有充足、高質(zhì)量的后備人才。
          3 結(jié)語
          總而言之,“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下,信息化建設(shè)得到高度重視,學校檔案管理也開始逐步落實信息化建設(shè)這一內(nèi)容,如果這一工作取得良好的效果,將給學校各項工作的開展以及未來的發(fā)展方向提供良好的支持。為此必須要提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度,采取科學化的建設(shè)策略,將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮來,保證學校檔案管理信息化建設(shè)落實到實處。
          參考文獻
          [1]吳麗麗.淺談“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理信息化建設(shè)[J].環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望,2018(03):188.
          [2]陳麗冰.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].中國高新區(qū),2018(01):74.
          [3]劉國芝,沈潔.芻議“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(16):106.
          [4]張麗波.互聯(lián)網(wǎng)時代信息化建設(shè)上面臨的問題及對策——基于檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè),2017(18):96-97.
          作者簡介
          楊瑩(1985-),女,漢族,上海市人,本科,初級,上海市嘉定區(qū)朱橋?qū)W校,檔案管理,研究方向:學校檔案管理

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