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        人事檔案管理信息化建設(shè)研究

        發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 散文精選 點擊:


          【摘要】隨著社會經(jīng)濟和信息技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化的建設(shè)面也越來越廣泛,而人事檔案管理作為我國所有單位當(dāng)中重要的管理內(nèi)容之一,信息化是必然的發(fā)展趨勢。有效地建立人事檔案管理信息化,可以使得人事檔案管理的效果得到進一步提高,使人事檔案管理工作的職能更充分地發(fā)揮出來,因此,本文詳細地分析了人事檔案管理信息化建設(shè)工作。
          【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;信息化建設(shè);必要性;策略
          人事檔案管理工作主要就是管理人才的信息資源,隨著社會經(jīng)濟和信息技術(shù)的不斷發(fā)展,人事檔案管理內(nèi)容也在不斷地增多,傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足社會和單位的發(fā)展需求,因此要不斷地改進人事檔案管理方式,加強信息化的建設(shè),從而使得單位發(fā)展更好地滿足社會的發(fā)展需求。
          一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性
          當(dāng)前隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,人們在社會活動中越來越離不開信息資源,而人事檔案記錄著一個人的全部信息資料,所以在人力資源管理中越來越重要,并且信息化技術(shù)的大力發(fā)展、人事檔案管理的社會化、開放化等,給人事檔案管理信息化建設(shè)提供了良好的條件,所以,這是社會發(fā)展的必然,也是我國社會信息化管理的急切需求。信息化主要就是對計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用,人事檔案信息化改變了傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)記錄的方式,通過電子文檔將人事信息記錄在計算機當(dāng)中,這樣不僅使得人事管理信息更加全面,還有效地避免出現(xiàn)信息丟失的問題。由此可見,人事檔案管理信息化建設(shè)可以有效地提高對信息資源的利用率,同時還有效地確保信息的安全。
          人事檔案管理涉及的信息越來越多,在對信息更新的時候通過網(wǎng)絡(luò)可以加快速度,并且對管理信息還可以完成實時更新,對相關(guān)資源實現(xiàn)共享。傳統(tǒng)的人事檔案信息更新全部都是工作人員完成對紙質(zhì)信息的更新,而建設(shè)信息化以后可以有效地減少工作人員的工作量,提高工作效率,同時上級部門或者領(lǐng)導(dǎo)在對員工進行考核的時候可以隨時查詢相關(guān)資料,十分便捷。因此,人事檔案管理信息化建設(shè)可以減少對人力的使用,并且在對相關(guān)信息資源更新的時候速度更快,更具有時效性,有效地提高人事檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率以及工作水平。
          二、人事檔案管理存在的問題
         。ㄒ唬┯布O(shè)施不健全。有些比較偏遠的地區(qū)沒有建立人事檔案管理信息化系統(tǒng),沒有實現(xiàn)信息資源的實時更新和共享,這樣就使得我國人事檔案管理信息化建設(shè)沒有較高的普及度。在社會經(jīng)濟和信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下,有的部門還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息管理方式,對信息化建設(shè)和管理沒有較高的重視,同時也沒有較全的配套設(shè)施,如計算機、掃描儀等,從而制約了人事檔案管理信息化建設(shè)的普及與發(fā)展。
         。ǘ┬畔⒒瘶(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一,信息化系統(tǒng)不完善。人事檔案管理信息化的建設(shè)基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化,因此想要完成對人事檔案管理信息化的建設(shè)必須要建立完善的規(guī)范機制。當(dāng)前很多部門在進行人事檔案管理信息工作的時候都是根據(jù)自身的利益進行,各自采取適合自己的管理方式,沒有統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn),這樣就導(dǎo)致人事檔案信息化不通暢,同時也不能有效地實現(xiàn)對信息資源的共享。還有一部分單位在人事檔案信息化管理中使用適合自身發(fā)展需求的管理系統(tǒng),但是在人才信息流通迅速的今天,這種管理方式已經(jīng)不能有效地滿足信息社會化的發(fā)展需求。
         。ㄈ┤耸鹿芾碚叩穆殬I(yè)素養(yǎng)比較低。在人事檔案管理工作中,管理人員職業(yè)素養(yǎng)的高度直接影響管理的效果。目前我國人事檔案管理人員基本上沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn),因此,人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)都比較低,在管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)人為因素的錯誤,這樣嚴(yán)重地影響了人事檔案管理工作。
          三、人事檔案管理信息化建設(shè)策略
         。ㄒ唬┮M先進的技術(shù)設(shè)備。在人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中,要想使建設(shè)水平得到進一步提高,必須要將大量的資金投入進去,將先進的技術(shù)設(shè)備引過來,從而形成一個十分完整的人事檔案信息化管理平臺。在人事檔案信息化管理中,硬件設(shè)施十分重要,它保證信息資料的保存、傳輸以及共享,通過對人事檔案信息系統(tǒng)化的管理,可以有效地促進人事檔案信息管理工作的進一步發(fā)展。
         。ǘ┙ㄔO(shè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施,完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。在對人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中,要不斷地加大對基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化的建設(shè),不斷地提高各個相關(guān)部門對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機的應(yīng)用技術(shù),從而使得檔案信息化水平得到進一步提高。在檔案信息化管理建設(shè)的過程中,對計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要進行充分的使用,使得檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐不斷加快,并且要積極建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫,使得檔案信息化管理更加完善。此外,還要建立信息化的檔案管理系統(tǒng),在全國范圍中推廣統(tǒng)一且符合規(guī)范的檔案信息管理軟件,更好地實現(xiàn)對檔案信息的交換與共享。
          (三)健全各種相應(yīng)的規(guī)章制度,加大安全保密力度。在建設(shè)人事檔案管理信息化的過程中,要對各種相關(guān)制度給予一定的重視,還可以將比較成熟的立法建議提出來,從而促進相關(guān)規(guī)章制度的建立與完善,對人事檔案信息化管理的建設(shè)提供有效的約束和激勵機制,使得檔案信息化的法制建設(shè)得到進一步推動。人事檔案管理工作具有較強的機密性、專業(yè)性以及政治性,因此相關(guān)的檔案信息不僅需要專人進行管理,還需要單獨進行存放。但是當(dāng)前人事檔案管理人員沒有較強的計算機信息保密意識和知識,因此在建設(shè)的時候還要重點關(guān)注安全保障系統(tǒng)的建設(shè),使得人事檔案信息安全體制逐步健全。在信息化建設(shè)的過程中,還要安排專人對檔案管理系統(tǒng)進行管理,使得檔案信息數(shù)據(jù)庫更加安全,同時還要加大對電子文檔的監(jiān)督力度,確保電子文檔信息的真實性和有效性。
         。ㄋ模┨岣邫n案管理人員的素質(zhì)能力。不管是傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案管理還是當(dāng)前信息化的人事檔案管理,管理人員都具有十分重要的作用。因此在信息化建設(shè)的過程中,要加大對人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度,不斷提高其職業(yè)素養(yǎng)、工作能力以及服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理的過程中,需要通過計算機對相關(guān)圖像、文字以及聲音等進行處理,進而完成人事檔案信息電子文檔的儲存,并且還要通過人事檔案管理平臺完成對相關(guān)信息的查詢、傳輸以及共享。因此人事檔案管理人員要具有一定的計算機基礎(chǔ),掌握人事檔案信息化管理的相關(guān)知識,在進行檔案管理工作的時候投入較多的責(zé)任感,從而進一步提高人事檔案信息化管理水平。
          四、結(jié)束語
          在社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中,離不開對人事檔案信息資源的使用,并且也是人力資源開發(fā)和利用的重要依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,社會對人才使用的標(biāo)準(zhǔn)也不斷提高,人事檔案管理工作的重要性也越來越明顯,因此,人事檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢,并且信息化管理可以使人事檔案管理更具有安全性,對相關(guān)信息的更新也更加便捷且具有時效性,對檔案信息資源的利用率也更高,同時會大力夯實檔案日常管理工作基礎(chǔ),提高工作效率,從源頭上有效防止人事檔案的涂改造假,確保檔案信息準(zhǔn)確可靠。因此,人事檔案管理信息化建設(shè)可以更好地給社會發(fā)展提供服務(wù),進而推動社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展。
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