【摘要】事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)能夠保障工作中產(chǎn)生的信息資料大規(guī)模錄入計算機當(dāng)中形成電子檔案，檔案管理愈發(fā)成熟化和規(guī)范化，對事業(yè)單位開展其他工作有著重要意義。但是，現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理效果不顯著，仍然存在諸多短板有待突破，因此，有必要從信息化生態(tài)視域來探討事業(yè)單位檔案管理機制。
　　【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);信息化;事業(yè)單位;管理模式;信息資源
　　在信息化技術(shù)迅速滲透到各行各業(yè)的現(xiàn)階段，各行各業(yè)利用信息技術(shù)實現(xiàn)了生產(chǎn)管理模式上的變革和創(chuàng)新，極大提升了工作績效。將信息化技術(shù)的優(yōu)勢融入事業(yè)單位檔案當(dāng)中有利無弊，能夠幫助事業(yè)單位節(jié)省大量的人力、物力和財力開支。事業(yè)單位如何主動將信息化技術(shù)融入檔案管理中，進而尋找適合本單位發(fā)展的可行性路徑，一直是檔案管理學(xué)界研究的重大命題。本文就大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理如何創(chuàng)新并突破短板進行探討，以期為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展助力。
　　一、信息時代事業(yè)單位檔案管理概論
　　筆者將檔案信息化管理定義為：基于大數(shù)據(jù)、信息化背景下，事業(yè)單位各個部分將需要歸檔的各項信息交由專門的檔案部門進行統(tǒng)一調(diào)配，檔案部門融入信息技術(shù)至檔案管理中并對各項信息數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理，使檔案資料能夠在計算機上進行傳輸和共享的一種檔案管理模式。檔案管理信息化的目的在于科學(xué)配置各項信息資源，實現(xiàn)檔案管理和利用“一站式”服務(wù)，加快信息共享的進程。
　　現(xiàn)階段，手工檔案管理模式中的局限性愈來愈突出，難以滿足事業(yè)單位對信息的實際利用需求，加強檔案管理信息化建設(shè)刻不容緩，具有很高價值。第一，事業(yè)單位的日常活動需要盡可能節(jié)約成本，用最小的成本實現(xiàn)最大的資源利用效率，這就有賴于通過對各種信息數(shù)據(jù)進行分析。例如，事業(yè)單位對人事信息進行相應(yīng)分析，能夠更加合理地調(diào)配人力資源，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)人力資源利用效率的最大化。事業(yè)單位的各項信息都集中在檔案當(dāng)中，且隨著時間的推移會愈來愈多，手工檔案管理模式不利于對各項信息進行高效檢索，降低了事業(yè)單位對信息資源的利用程度。檔案信息化建設(shè)則能有效解決這一問題，通過對檔案進行數(shù)字化處理能夠通過檢索工具對檔案進行高效檢索，快速找到需要的信息，極大降低了時間成本和人力成本。第二，手工檔案管理模式需要將檔案管理人員“捆綁”在紙質(zhì)檔案上，需要較多的檔案管理人員進行手工操作，已經(jīng)嚴重與信息時代發(fā)展的步伐脫軌。部分事業(yè)單位，如醫(yī)院和學(xué)校，對信息資源的需求日益增加，這就需要對檔案中蘊藏的有價值的信息進行采集和篩選，才能提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。同時，事業(yè)單位檔案作為事業(yè)單位日常活動的有效記錄，全方位反映了事業(yè)單位的發(fā)展進程和發(fā)展現(xiàn)狀，也能為事業(yè)單位制定戰(zhàn)略和決策提供有用參考。
　　二、檔案管理信息化方案
　�。ㄒ唬﹦�(chuàng)新管理理念。檔案管理人員以及事業(yè)單位管理層的管理理念會直接影響到信息化建設(shè)水平，管理人員要用新思想武裝頭腦，用于打破傳統(tǒng)滯后的管理形式。管理人員要通過加強檔案理論學(xué)習(xí)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)來轉(zhuǎn)化管理理念，在立足于本單位具體實際的情形下，把理念創(chuàng)新應(yīng)用到實際檔案管理當(dāng)中。一方面，檔案管理人員要加強調(diào)研工作，不僅調(diào)研本單位的檔案管理狀況，也要加強與檔案館等專業(yè)檔案管理機構(gòu)的聯(lián)系，積極到各個檔案館“取經(jīng)學(xué)習(xí)”，掌握新的檔案管理理念和方式，探索出適合本單位檔案管理實際的工作方法。另一方面，檔案管理人員也要提升檔案管理安全意識，重視檔案保密與開放的關(guān)系，在創(chuàng)新管理理念時也不能忽視檔案安全建設(shè)，這是保證檔案完整性、真實性和原始性的必要保障。
　�。ǘ�）優(yōu)化檔案管理體制。檔案管理體制的優(yōu)化是保障檔案管理信息化建設(shè)的前提條件。事業(yè)單位要重點關(guān)注績效考核、監(jiān)督管理、工作流程細化和人才培養(yǎng)等等幾個方面，從制度建設(shè)上保障檔案信息化工作的開展。通過績效考核和監(jiān)督管理機制能夠調(diào)動管理人員的工作熱情，提升責(zé)任意識，有助于檔案管理人員約束自身的檔案管理行為。通過細化工作流程能夠做好各工作環(huán)節(jié)的控制，實現(xiàn)檔案資料搜集、使用、整合和檢索的全方位管理，推動檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。通過人才培養(yǎng)機制則能夠為事業(yè)單位信息化建設(shè)提供源源不斷的人才動力，挖掘管理人才的同時也能整體上提升單位的人才素質(zhì)，將檔案管理工作人員的潛力激發(fā)出來。總而言之，檔案管理體制的優(yōu)化是整個信息化建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于檔案管理融入社會經(jīng)濟建設(shè)中具有重要意義。
　　三、結(jié)語
　　綜合以上分析，事業(yè)單位檔案中的諸多信息需要開發(fā)，諸多隱藏價值需要挖掘，這也事關(guān)事業(yè)單位其他工作的成效，事關(guān)事業(yè)單位的未來發(fā)展。筆者認為，在現(xiàn)有時代背景下，對事業(yè)單位檔案進行信息化建設(shè)符合社會發(fā)展規(guī)律，是檔案管理保質(zhì)保量的主要途徑和正確選擇，事業(yè)單位在今后的工作中仍應(yīng)保持著高度重視，給予較大的支持。同時，事業(yè)單位要從可行性的角度來制定各項方法，確保信息化建設(shè)的成效。
　　【參考文獻】
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