摘要：高等學(xué)校人事管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，良好的人事管理能夠提升高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)的質(zhì)量，人事信息是高校人事管理工作的基礎(chǔ)與依據(jù)，一方面是教職員工辦理各項事務(wù)的前提，一方面為高校決策層提供準(zhǔn)確科學(xué)的依據(jù)，管理人事信息的合適與否關(guān)系著高校能否快速、高效、和諧發(fā)展。本文介紹了四種高校人事信息管理方式，分析了四種方式的特點，結(jié)合高校人事工作實際，提出應(yīng)根據(jù)工作事務(wù)性質(zhì)不同采取多種方式交叉結(jié)合的人事信息管理模式。
　　關(guān)鍵詞：人事信息；管理方式；交叉
　　中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）23-0006-03
　　高校人事信息管理工作是高校人事管理的基礎(chǔ)性工作，也是促進(jìn)人事管理科學(xué)化、提高管理水平的關(guān)鍵。高校人事信息包括教職員工的基本信息、工資福利、考核考評、職務(wù)評聘、人才支持計劃、培訓(xùn)進(jìn)修等，涉及面廣、類型多樣、信息量大。高校人事信息需在高校部門間、教職員工與工作人員間共享，且具有數(shù)據(jù)時效性、準(zhǔn)確性以及保密性要求。高校人事信息管理指人事管理工作中信息的維護(hù)與應(yīng)用，例如，教職員工個人信息查詢、變更，數(shù)據(jù)統(tǒng)計支持等。目前，人事信息管理根據(jù)人事信息應(yīng)用方式以及信息管理工具可主要分為文本記錄管理方式、EXCEL數(shù)據(jù)管理方式、數(shù)據(jù)庫管理方式以及人事管理信息化方式四種。
　　近年來，我國高等教育深化改革、快速發(fā)展，著力推進(jìn)人事制度改革與創(chuàng)新，高等學(xué)校人員組成、人事關(guān)系等呈現(xiàn)多樣化、復(fù)雜化的特點，人事信息類型逐步增加，信息量快速增長。全球化高等教育的競爭不僅是教學(xué)能力、科學(xué)研究、硬件設(shè)施等方面的競爭，更是管理水平、服務(wù)質(zhì)量等方面的競爭，高校管理者需為學(xué)校制訂科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃，教職員工需要便捷人性的服務(wù)，人事信息是高校管理者進(jìn)行決策的依據(jù)，也是教職員工辦理各項事務(wù)的必要因素。人事信息自身動態(tài)變化的特點以及在高校發(fā)展中的重要作用，對高校的人事管理工作，尤其是高校的人事信息管理工作提出了更新、更高的要求。探討分析不同人事信息管理方式，可以提升人事工作效率以及信息使用效益。
　　一、人事信息管理方式
　　1.文本記錄管理。文本記錄管理方式指的是以紙張作為信息存儲介質(zhì)，人工記錄（添加、刪除、編輯各項信息）。此種方式是傳統(tǒng)的人事信息管理方式，簡單直接，人事工作人員不需培訓(xùn)即可進(jìn)行操作；隨著信息量增長以及信息類型增加，檢索信息越來越不方便，目前很少高校使用此種方式進(jìn)行人事信息管理。
　　2.EXCEL數(shù)據(jù)管理。EXCEL數(shù)據(jù)管理方式指的是以計算機(jī)為信息存儲介質(zhì)，使用辦公軟件Microsoft EXCEL對信息進(jìn)行存儲、編輯、檢索以及統(tǒng)計分析。此種方式曾經(jīng)應(yīng)用最廣泛，簡單直觀，只需對人事工作人員進(jìn)行相對簡單的培訓(xùn)即可；EXCEL數(shù)據(jù)管理方式安全性、信息規(guī)范性較差，但由于EXCEL軟件使用的易用性、普遍性，目前部分高校仍使用此種方式進(jìn)行人事信息管理。
　　3.數(shù)據(jù)庫管理。數(shù)據(jù)庫管理方式指的是以計算機(jī)為信息存儲介質(zhì)，使用數(shù)據(jù)庫對信息進(jìn)行存儲、編輯、檢索以及統(tǒng)計分析。此種方式應(yīng)用較為廣泛，簡單直觀，需對人事工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)庫操作培訓(xùn)，才能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析；相對EXCEL數(shù)據(jù)管理方式，此種方式設(shè)定了信息項的存儲類型，操作人員不能隨意修改數(shù)據(jù)存儲類型，規(guī)范性較強(qiáng)；目前部分高校采用數(shù)據(jù)庫管理方式，由于人事數(shù)據(jù)量相對較小，統(tǒng)計分析較為簡單，應(yīng)用便捷、操作簡單且界面直觀的DBF格式數(shù)據(jù)庫應(yīng)用較廣泛。
　　4.人事管理信息化。人事管理信息化方式指的是以現(xiàn)代化信息技術(shù)為依托，以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為平臺，對高校各種人事信息進(jìn)行收集、維護(hù)以及統(tǒng)計分析，利用人事管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)與高校教職員工的交互。人事管理信息化能夠促進(jìn)人事管理從傳統(tǒng)事務(wù)型管理到數(shù)字化管理、主動型管理的轉(zhuǎn)變，能夠提高人事管理的效率和決策水平。面對人事信息量的迅猛增長、人事信息類型的多樣化以及教職員工參與人事管理的迫切需求，各個高校都在推進(jìn)人事管理信息化，正在建立或者已經(jīng)建立人事管理信息系統(tǒng)。
　　二、人事信息管理方式間對比
　　1.高校人事信息特點。高校人事管理工作包含教職員工的各項人事事務(wù)辦理、高校生存和發(fā)展方向的分析與規(guī)劃、人事工作人員提供的各項服務(wù)，這些工作始終離不開準(zhǔn)確有效的人事信息。對教職工員工是否能夠提供準(zhǔn)確、便捷的服務(wù)，對高校領(lǐng)導(dǎo)層是否能夠提供正確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，關(guān)系到高校的健康生存與快速發(fā)展，全面、準(zhǔn)確、及時的信息是人事工作的前提和依據(jù)。高校人事信息一般具有以下特點：（1）信息量大，信息類型多。人事信息涉及與教職員工相關(guān)的方方面面，需分類型小粒度式存儲；大多數(shù)高校教職員工數(shù)量一直處于增長趨勢，由于數(shù)量以及信息類型的增大，信息量逐步增長。（2）需可追溯。人事工作中需使用教職員工當(dāng)前的個人信息，同時教職員工的發(fā)展過程（即教職員工的歷史信息）同樣重要：一方面是學(xué)校決策的需要，高校決策層、人事工作人員在做分析、決策時需要多個時間點的高校人事結(jié)構(gòu)；一方面是上級部門報表的需要，上級部門在做決策時，同樣是需要?dú)v史時間點的數(shù)據(jù)，而不是最新狀態(tài)。（3）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。由于人事工作人員具有一定的流動性，需保持人事信息規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，才能夠較為方便快捷地進(jìn)行工作交接。（4）信息敏感。因人事工作涉及的都是教職員工的個人信息，屬于敏感信息，需在進(jìn)行人事信息管理工作中對信息注重保密。
　　2.人事信息管理方式優(yōu)劣勢。（1）文本記錄管理。優(yōu)勢：簡單直接，工作人員不需培訓(xùn)；無較大花費(fèi)，便宜；不易涂改，信息不易被竄改。劣勢：傳送信息復(fù)雜，紙質(zhì)存儲，不易傳送；檢索費(fèi)時費(fèi)力，效率較低；信息量增大時，存儲、檢索將會變得越來越困難；紙質(zhì)存儲不易保存。文本記錄管理方式適用于存儲非常重要的需單獨(dú)保存的信息，對于平常的人事業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，效率較低。（2）EXCEL數(shù)據(jù)管理。優(yōu)勢：簡單直觀，只需對工作人員進(jìn)行簡單培訓(xùn)；無較大花費(fèi)，易用；能夠進(jìn)行一定的統(tǒng)計分析工作。劣勢：數(shù)據(jù)安全性較差；信息類型容易被修改，規(guī)范性較差。EXCEL數(shù)據(jù)管理方式適用于一般的人事信息管理工作，不能夠?qū)崿F(xiàn)與教職員工間的交互。（3）數(shù)據(jù)庫管理。優(yōu)勢：簡單直觀；有一定花費(fèi)，易用；數(shù)據(jù)格式規(guī)范；能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作，尤其是能夠迅速完成上級部門要求的報表工作。劣勢：需對人事工作人員進(jìn)行操作培訓(xùn)。數(shù)據(jù)庫管理方式適用于一般的人事信息管理工作，能夠較為及時準(zhǔn)確地提供可靠的統(tǒng)計報表和相關(guān)分析數(shù)據(jù)供管理層決策，但與EXCEL數(shù)據(jù)管理相同，不能夠?qū)崿F(xiàn)與教職員工間的交互。（4）人事管理信息化。優(yōu)勢：實現(xiàn)與教職員工間的交互，提高人事工作效率，規(guī)范、統(tǒng)一人事事務(wù)流程；操作簡單，只需對工作人員進(jìn)行簡單培訓(xùn)。劣勢：數(shù)據(jù)不可追溯；因上級報表動態(tài)變化，不易進(jìn)行及時反應(yīng)，靈活性較差；由于不能直接面對數(shù)據(jù)，人事工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析時的效率較低；實現(xiàn)信息化需經(jīng)費(fèi)支持，有一定的開發(fā)周期。

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