員工信息處理流程
發(fā)布時間:2020-08-25 來源: 事跡材料 點擊： 
員工信息處理流程
文件號：
Q-LC-CD01-010 編制：辦公室 審核：
審批：
密級：秘密 共 3 頁 關(guān)聯(lián)系統(tǒng)：
行政系統(tǒng) 日期：2019/05/08 日期：
日期：
生效日：
流程負責(zé)人（部門）：督查督辦副主管 流程考核人：辦公室主任 目的 、 目標(biāo) ：
了解員工動態(tài)，加強上下溝通，營造和諧氛圍，確保服務(wù)滿意度 100%，信息處理及時率 100%、處理意見準確率 100%、信息反饋及時率 100% 閱讀范圍：
事業(yè)部全體員工
1 ． 流程說明：
序號 工作事項 崗位 工作標(biāo)準 工作卡號 1 收集員工信息 督查督辦副主管 1、 每周定期開箱收取員工信息，信息收集及時率 100% 2、 準確記錄員工信息來電 B0078 2 核實分類 督查督辦副主管 對信息的價值進行分類，分類的準確性100% B0078 3 不受理 督查督辦副主管 1、 站在個人角度提出的問題不處理 2、 給員工說明不受理的原因 B0078 4 提出處理意見 督查督辦副主管 處理意見符合情況，具有可操作性 B0079 5 執(zhí)行 相關(guān)部門
責(zé)任人 執(zhí)行率 100%，遇到問題及時反饋 / 6 跟進、了解執(zhí)行情況 督查督辦副主管 1、 督促有效率 100% 2、 信息了解準確率 100% B0079 7 執(zhí)行反饋 相關(guān)部門
責(zé)任人 準確反饋執(zhí)行情況 / 8 整理反饋情況 督查督辦副主管 整理及時率 100% B0080 9 反饋 督查督辦副主管 反饋及時率 100% B0080 2 ．流程風(fēng)險與控制點：
序號
流程 關(guān)鍵控制點
控制 措施
1 員工建議處理原則 站在個人利益上提出的問題原則上不予受理。
2 問題反饋 員工提出的問題一定要給予反饋。
3 問題處理意見的擬訂 問題處理意見要具有可操作性，擬訂前要進行現(xiàn)場調(diào)查，擬訂后要注重與執(zhí)行部門的溝通。
3 ．流程補充說明：
�。�1）員工通過電話方式提出的信息或問題也按照此流程執(zhí)行。
�。�2）信息回復(fù)可以采用在宣傳欄公開回復(fù)、電話回復(fù)、座談等方式進行。
�。�3）重大問題的回復(fù)須請示事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)。
�。�4）針對員工提出的問題辦公室要督促相關(guān)執(zhí)行部門按照處理意見執(zhí)行。
4. 流程表單目錄
�。�1）問題與建議收集表
問題與建議收集表
部門 提出人 序號 問題或建議 聯(lián)系方式 處理情況
張貼 管理 流程
文件號：
Q-LC-CD01-011
編制：辦公室 審核：
審批：
密級：秘密 共 2 頁 關(guān)聯(lián)系統(tǒng)：
行政系統(tǒng) 日期：2019/05/08 日期：
日期：
生效日：
流程負責(zé)人（部門）：
流程考核人：
目的 、 目標(biāo) ：
規(guī)范公司公告欄管理，確保張貼內(nèi)容準確率 100%，張貼及時、美觀，有效投訴率 0。
閱讀范圍：
事業(yè)部全體員工
1
流程說明
序號
工作事項
崗位
工作標(biāo)準
工作 卡 號
1 擬定張貼稿件 張貼責(zé)任人 按規(guī)定格式擬制，表達流暢，無文書錯誤。
/ 2 部門內(nèi)部審核 張貼部門負責(zé)人 確定內(nèi)容的可公示性 / 3 辦公室審核 辦公室主任、宣傳人員 確定內(nèi)容是否有必要張貼，檢查格式是否符合規(guī)范。
B0097 4 實施張貼 宣傳專責(zé) 確定張貼欄目，按從左至右，從上至下順序張貼，張貼平整、美觀、更新及時。
B0098 5 檢查更新 宣傳專責(zé) 檢查張貼內(nèi)容是否按要求張貼，是否平整，過期信息是否及時取下。
B0099 2
流程關(guān)鍵控制點與控制措施
序號
流程 關(guān)鍵控制點
控制 措施
1 張貼信息的有效性和準確性 1、張貼信息提交前部門督導(dǎo)要對質(zhì)量進行把關(guān)，要求張貼信息準確、符合文書管理格式、無文字錯誤。
2、重要信息辦公室主任在張貼前要進行審查。
2 張貼的規(guī)范性 1、每欄均用藍色不干膠線條規(guī)定張貼框，張貼須在框內(nèi)居中位置，張貼內(nèi)容不得蓋過線條或壓住不干膠字，不得超邊框。
2、張貼內(nèi)容分類張貼在相對應(yīng)的框內(nèi)，各框按“先上后下、從左至右”順序張貼。
3、張貼時，檢查是否有過期信息，及時對過期信息進行清理，并將本欄最后的信息更換到所空位置。
3 張貼時間 上午 11：40 前，下午：5：10 前（特殊情況另行安排）。
4 信息糾偏 公告欄所公布信息如出現(xiàn)文書錯誤，應(yīng)在第一時間及時糾偏，以縮小影響。
3
流程補充說明
公告欄是為各部門提供的信息交流平臺，各部門在提交可公示性文件時，務(wù)必確保所公布信息按規(guī)定格式提供，并確保內(nèi)容無文書錯誤，不得發(fā)布不利于企業(yè)的事件。
四 、 規(guī)則 1
目的、目標(biāo)：
1.1 規(guī)范會議召開的各項程序。
2
適用范圍
會議管理規(guī)則
文件號：
Q-GZ-CD01-001 編制：辦公室 審核：
審批：
密級：秘密 共 4 頁 維護責(zé)任部門：
辦公室 日期：2019/05/08 日期：
日 期：
生效日：
2.1 事業(yè)部級會議 2.2 專題會議 2.3 協(xié)調(diào)會 2.4 大型重要會議 3
管理內(nèi)容、職責(zé)：
序號 工作順序/步驟 責(zé)任部門 事項 標(biāo)準 1 會議策劃 組織部門 1、提交會議策劃； 2、與相關(guān)單位聯(lián)系，確定出席會議人員，制訂座次表； 3、協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)責(zé)任部門和責(zé)任人。
1、會議議程合理、無漏洞； 2、參會人員職務(wù)、姓名無誤，座次排列合理； 3、各環(huán)節(jié)規(guī)范運作。
2 會議議題的收集、匯總、送審 組織部門 1、根據(jù)會議內(nèi)容，向參會部門（人）收集議題； 2、匯總會議議題，報會議主持人審定。
1、議題收集、報送及時率 100%； 2、議題簡明扼要，突出關(guān)鍵詞。
3 發(fā)送會議通知 組織部門 向與會人員發(fā)送會議通知（緊急會議口頭或電話通知）。
1、會議通知至少提前一天發(fā)送，及時率100%； 2、會議通知格式規(guī)范，包括：會議時間、地點、內(nèi)容（議題）、議程、參會人員、發(fā)言要求。
4 參會發(fā)言（資料）準備 參會 部門/人 1、根據(jù)會議內(nèi)容（議題）準備參會（發(fā)言）材料。
2、對重大或有分歧的議題，有關(guān)人員在會前充分溝通。
發(fā)言（資料）內(nèi)容簡潔明了，重點突出，符合通知要求。
5 會議材料準備、印發(fā) 組織 部門 1、要求相關(guān)部門提供資料； 2、根據(jù)會議內(nèi)容匯編會議材料； 3、匯總整理后報事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)審核； 4、印發(fā)至參會人員。
1、材料內(nèi)容結(jié)構(gòu)合理，緊扣會議議題； 2、重要會議提前 1 天發(fā)至參會人員，一般會議會前發(fā)送到位，印發(fā)及時率 100%。
6 會前準備 后勤部 1、向申請部門了解客人的身份、人數(shù)、習(xí)俗、會議要求，進行會議室清潔、布置； 2、準備會議室，打開空調(diào)（制冷/制熱）； 3、擺放各種會議用品； 4、會前檢查。
1、提前 30 分鐘打開會議室門，空調(diào)提前開放，溫度控制適宜； 2、清潔會議室設(shè)施、地面，根據(jù)人數(shù)加減椅子、茶杯，擺放座次卡、投影儀、電腦等； 3、備齊會議用品（紙、筆等）和備齊會議服務(wù)器皿；根據(jù)需要準備果盤等其他物品； 4、會前 1 小時檢查室內(nèi)及洗手間的衛(wèi)生情況，檢查音響設(shè)備是否正常工作； 5、禮貌、熱情，引領(lǐng)客人入座； 6、按賓主的順序給客人遞送香巾、倒茶水。
7 會議召開 主持人 1、會議開始時強調(diào)會議紀律； 2、按照議程主持會議； 3、對會議進行總結(jié)發(fā)言。
1、聲音宏亮，吐詞清晰； 2、正確總結(jié)討論內(nèi)容； 3、引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言； 4、減少與議題無關(guān)的爭辯和討論。
參會人員 1、按時參會； 2、按要求進行會議發(fā)言（討論）。
1、傾聽他人意見； 2、積極發(fā)表自己的見解； 3、關(guān)注正在討論的事項； 4、與主持人密切配合以達到會議目的； 5、遵守會議紀律。
8 會中服務(wù) 后勤部 1、提供續(xù)水服務(wù)；
2、注意會場內(nèi)客人動向，及時提供會中服務(wù)，對突發(fā)事件進行靈活處理； 3、會中隨時關(guān)閉會議室門，以免影響會議。
1、原則上每隔 30 分鐘續(xù)水，續(xù)水不宜過快、過滿，以八分滿為標(biāo)準；
2、注意會場內(nèi)客人動向，為客人提供熱情服務(wù)；隨時觀察室內(nèi)溫度及音響效果；煙缸內(nèi)煙頭超過 3 個以上及時更換；對設(shè)備故障等突發(fā)事件，說明有關(guān)情況，及時處理。
9 會議記錄 組織部門 1、使用正規(guī)會議記錄本，采用速記筆錄方式記錄會議主要內(nèi)容； 2、重要會議可使用錄音筆等輔助設(shè)備。
1、記錄內(nèi)容全面，無遺漏； 2、記錄本整潔，字跡清晰； 3、使用正規(guī)會議記錄本。
10 會后清場 后勤部 1、開門，站立于門口歡送客人； 2、客人全部離開會場后，對會場進行清潔、檢查。
1、注意站姿，微笑迎送客人致告別語； 2、清潔會議室，所有物品及時歸位。
11 會議紀要及印發(fā) 組織部門 1、會后 4 小時根據(jù)會議記錄的主要內(nèi)容整理初稿； 2、由相關(guān)人員審核、會簽； 3、送會議主持人簽發(fā)； 4、印發(fā)至?xí)h參會人員和部門，必要時印發(fā)相關(guān)單位。
1、準確、全面反映會議情況，準確表達會議決定事項； 2、印發(fā)及時率 100%，準確率 100%。
12 會后落實 組織部門 1、將會議決定事項列入督查督辦范圍，定期督辦，事業(yè)部級會議由辦公室負責(zé)。
2、將督辦結(jié)果及時通報會議主持人和有關(guān)人員。
1、督查督辦及時率100%，督辦事項完成率 100%； 2、督查督辦結(jié)果反饋及時、無誤。
13 保密 參會人員 會議文件、會議記錄和會議紀要涉及公司業(yè)務(wù)機密，應(yīng)妥善保存；有關(guān)人員應(yīng)嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄漏。
按《保密管理規(guī)定》執(zhí)行。
14 歸檔 組織部門 1、將會議文件編號后，整理成冊； 2、建立會議資料檔案。
1、會議資料屬公司檔案范疇。歸檔范圍包括：會議議題報批單，會議通知，會議文件、材料、會議紀要，會議決定事項督辦情況通報； 2、公司級會議提交一份材料到辦公室存檔。
4
考核評價：
4.1 由辦公室根據(jù)以上標(biāo)準進行考核、評價。
4.2 全體員工監(jiān)督執(zhí)行。
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