網(wǎng)絡(luò)視頻會議注意事項

一、會前要準(zhǔn)備充分

1.提前通知。組織者要科學(xué)組織，統(tǒng)籌部署，合理安排，提前準(zhǔn)備好網(wǎng)絡(luò)會議資料，下發(fā)相關(guān)通知。會議資料至少提前1天發(fā)放至參會人員，供其會前閱讀。

2.提前溝通。組織者要做好會議預(yù)約工作，提前溝通會議時間，避免會議沖突。參會人員收到會議通知后要及時反饋，如不能參加要嚴(yán)格履行請假手續(xù)并說明理由，提交給組織者。

3.提前調(diào)試。組織者要提前告知參會人員需調(diào)試好參會電子設(shè)備，熟悉網(wǎng)絡(luò)會議操作流程，保證網(wǎng)絡(luò)相對穩(wěn)定，選擇室內(nèi)安靜環(huán)境，避免在嘈雜吵鬧場合。

4.提前進(jìn)入。組織者需提前5-10分鐘發(fā)起會議，參會人員提前進(jìn)入會議，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，將設(shè)備調(diào)至勿擾模式，避免發(fā)生意外情況，中斷會議。

5.提前應(yīng)對。組織者要做好備選方案，當(dāng)會議遇到不可抗拒力量終止時，應(yīng)及時通過其他方式進(jìn)行。

二、會中要有序組織

6.精心組織。會議主持人要做好會議秩序的掌控，將會議的順序、內(nèi)容、注意事項強調(diào)清楚，有序安排好人員發(fā)言。

7.保持安靜。會中參會人員不發(fā)言的時候盡量選擇靜音，保持聆聽即可，并盡量佩戴耳機(jī)，有效避免周圍噪音。

8.嚴(yán)肅會紀(jì)。會議不允許遲到早退，組織者及紀(jì)檢部門將做好會風(fēng)會紀(jì)監(jiān)督工作，如遇掉線、丟失音頻、圖像等特殊情況，及時解決，再次進(jìn)入會議，如短時間內(nèi)無法解決，及時聯(lián)系組織者。

9.得體著裝。視頻會議時，參會人員要著裝得體，禁止著睡衣、家居服參會。

10.適宜環(huán)境。參會人員要盡量選擇白色墻面或者光線均勻的環(huán)境作為會議背景，防止畫面昏暗不清。要與鏡頭要保持合適的距離，避免過遠(yuǎn)或者過近。

三、會后要整理歸檔

11.做好記錄。組織者要做好會議記錄，專人記錄會議的主題、內(nèi)容、決議等情況，形成決議的會議應(yīng)下發(fā)紀(jì)要至所有參會者，并督促其執(zhí)行。

12.及時歸檔。組織者要做好會議的圖片、與會人員發(fā)言截圖等資料的收集、整理和留存工作，并及時進(jìn)行歸檔，做到有據(jù)可查。

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