淺談如何做好新時(shí)期檔案信息化建設(shè)工作
發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來源: 短文摘抄 點(diǎn)擊:
摘 要:在科技的引領(lǐng)下,信息時(shí)代勢(shì)不可擋,檔案信息化建設(shè)成為新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。為此,要準(zhǔn)確掌握檔案信息化的涵義,正確認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)所帶來的影響力,探索更加有效的發(fā)展策略,凸顯傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛,以信息化平臺(tái)為依托,全面提高檔案管理效率,保證整個(gè)檔案事業(yè)能夠與時(shí)俱進(jìn),全面發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的價(jià)值。
關(guān)鍵詞:新時(shí)期;檔案信息化;涵義;價(jià)值;對(duì)策
對(duì)于檔案信息化建設(shè),是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的結(jié)果,同時(shí),凸顯傳統(tǒng)檔案管理模式的滯后性,是維護(hù)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。立足信息飛速發(fā)展的新階段,檔案管理者要堅(jiān)持創(chuàng)新,以信息化為方向,緊跟時(shí)代發(fā)展,對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全方位理解,以新技術(shù)以為手段,加快檔案資源開發(fā)與利用,
1 基于社會(huì)發(fā)展全方位分析檔案信息化建設(shè)的概念
對(duì)于檔案信息化建設(shè),主要是適應(yīng)新時(shí)期計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的形勢(shì),促使檔案工作由傳統(tǒng)管理方式向數(shù)字信息化檔案管理模式過渡。具體講,首先,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱以及渠道方面的凸顯不足,而依托計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化電子文件強(qiáng)化檔案資源物化屬性的改變,檔案資源服務(wù)效能被強(qiáng)化。其次,在檔案查閱方面,傳統(tǒng)渠道多為檔案室,而在信息化建設(shè)背景下,檔案使用者能夠通過多種方式進(jìn)行查閱,如手機(jī)客戶端、電腦等,時(shí)空限制被打破,信息更顯共享性與互通性。再次,傳統(tǒng)檔案管理以人工方式為主,工作效率低下。但是,信息化檔案管理以自動(dòng)化發(fā)展為渠道。最后,檔案信息化建設(shè)深化檔案服務(wù)社會(huì)化功能,檔案資源以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為背景,檔案服務(wù)延伸至全社會(huì)范疇。
2 檔案信息化建設(shè)的社會(huì)價(jià)值
2.1 促進(jìn)傳統(tǒng)價(jià)值性檔案資源的開發(fā)
對(duì)于檔案資源而言,是反映社會(huì)發(fā)展的不可再生資源,極具社會(huì)價(jià)值。但是,傳統(tǒng)檔案管理手段的不足不可避免地對(duì)檔案本身造成損壞,誘發(fā)檔案價(jià)值降低,無法有效發(fā)揮檔案作用。因此,檔案資源面臨被搶救與開發(fā)的問題。依托信息化建設(shè),檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)大連紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理,能夠滿足大容量與高保真的要求與標(biāo)準(zhǔn),對(duì)提升檔案資源開發(fā)與利用意義深遠(yuǎn)。
2.2 檔案管理模式向智能化發(fā)展,整個(gè)檔案管理流程凸顯一體化
目前,信息技術(shù)的影響力延伸至社會(huì)方方面面,檔案管理領(lǐng)域也積極引入,重視創(chuàng)新,以信息技術(shù)為手段,加快傳統(tǒng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)加快數(shù)字化目錄與檢索系統(tǒng)的建立,信息被不斷優(yōu)化,促使檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)收集、編研以及整理歸檔的一體化,促使檔案管理由人工模式向智能化跨越發(fā)展,是檔案管理適應(yīng)社會(huì)、不斷創(chuàng)新的體現(xiàn)。
2.3 增強(qiáng)檔案管理精準(zhǔn)化,檔案管理服務(wù)水平顯著提升
對(duì)于檔案管理工作,其凸顯服務(wù)性的特點(diǎn)。在檔案信息化建設(shè)的推動(dòng)下,能夠?yàn)槭褂谜咛峁└尤诵曰c智能化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。同時(shí),查閱者可以結(jié)合需求,進(jìn)行針對(duì)性查找。除此之外,使用者可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),提出自己使用意見,促使檔案管理者精準(zhǔn)化增強(qiáng),切實(shí)提升檔案管理服務(wù)水平。
3 深入剖析新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題
首先,缺乏完善與健全的檔案管理制度。在檔案管理工作實(shí)踐中,檔案管理制度凸匱乏性。從管理角度分析,檔案管理工作的有序推進(jìn)離不開高效與科學(xué)的規(guī)章制度,同時(shí),還要不斷對(duì)管理制度、便也利用方式等進(jìn)行優(yōu)化完善。只有依托科學(xué)的管理制度,才能增強(qiáng)管理意識(shí),為工作水平的提高奠定基礎(chǔ)。但是,目前,檔案管理在制度建設(shè)方面仍需提升,尤其是內(nèi)容與質(zhì)量管理落后,很難維護(hù)檔案的可靠性與準(zhǔn)確性,使得檔案信息利用的權(quán)限與范圍不明確,給檔案信息化管理造成阻礙。其次,對(duì)于檔信息,比較突出的問題是利用率偏低,尤其在檔案資源利用程度、存儲(chǔ)模式以及檢索手段方面缺乏健全性,檔案信息在存儲(chǔ)方面很難實(shí)現(xiàn)持久性,在根本上制約了檔案信息的使用。
4 如何做好新時(shí)期檔案信息化建設(shè)工作
4.1 全員范圍內(nèi)深化檔案信息化建設(shè)理念,摒棄落后思想,構(gòu)建創(chuàng)新思維
對(duì)于新時(shí)期檔案管理工作,信息化理念的形成至關(guān)重要,這也是保證信息化建設(shè)的根本。為此,要在全員范圍內(nèi)增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的意識(shí),加大人力、物力等資源的投入力度。同時(shí),對(duì)于檔案管理者,要正確認(rèn)識(shí)自身的管理職責(zé),明確信息化建設(shè)的持久性與持續(xù)性,摒除傳統(tǒng)檔案管理的不足,以便更好適應(yīng)新時(shí)期全社會(huì)對(duì)檔案管理的基本要求,構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案服務(wù)新格局。
4.2 做好紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變工作,加強(qiáng)落實(shí)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
對(duì)于檔案信息建設(shè),從技術(shù)角度分析,要重視加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料向電子文檔的轉(zhuǎn)化,構(gòu)架全文數(shù)據(jù)庫(kù)。基于此,要發(fā)揮現(xiàn)代設(shè)備的優(yōu)勢(shì),大力進(jìn)行紙質(zhì)檔案的掃描、打印等處理,構(gòu)建數(shù)字檔案,全面輸入微機(jī),形成全文數(shù)據(jù)庫(kù)。另外,要構(gòu)建與之相適應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù),構(gòu)建高效高效的檢索體系,在根本上保證檔案資料開發(fā)利用的快速性、準(zhǔn)確性與全面性。
4.3 重視檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),提升檔案資源的高效開發(fā)與高度共享
從本質(zhì)上分析,現(xiàn)代檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的根本區(qū)別是資源查詢與利用的時(shí)空概念發(fā)生變化。在現(xiàn)代化的檔案管理實(shí)踐中,信息網(wǎng)絡(luò)化與信息高度共享是突出特征,更顯時(shí)空特質(zhì)。具體講,要適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)檔案開發(fā)與利用的基本要求,加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建設(shè),構(gòu)建電子文件數(shù)據(jù)管理中心,強(qiáng)化行業(yè)內(nèi)檔案資源的互聯(lián)互通,加快檔案資源的共享,滿足檔案資源遠(yuǎn)程查閱與異地使用的需求。
4.4 提升檔案管理者綜合素養(yǎng),構(gòu)建融檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)于一體的綜合型管理隊(duì)伍
對(duì)于檔案信息化建設(shè),高素質(zhì)的檔案管理人才不可或缺,需要具備較強(qiáng)的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng),尤其要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)擁有深入的了解,這也是新時(shí)期檔案管理者面臨的基本要求;诖,要重視結(jié)合發(fā)展實(shí)際,積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),組織各種方式的學(xué)習(xí)與進(jìn)修,重視業(yè)務(wù)交流與溝通,在提升檔案管理者計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的同時(shí),強(qiáng)化設(shè)備有效維護(hù)與管理。另外,對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與軟件開發(fā)利用知識(shí)進(jìn)行了解,掌握電子檔案信息采集與加工處理技能,在根本上構(gòu)建擁有專業(yè)檔案管理知識(shí)、通曉現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型人才隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的全方位提升。
4.5 全面維護(hù)數(shù)字化檔案資源的安全性,構(gòu)建檔案資源信息安全保障體系
對(duì)于檔案信息化建設(shè),需要以數(shù)字化檔案資源為基礎(chǔ),依托網(wǎng)絡(luò)多媒體平臺(tái),構(gòu)建檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享模式。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)而言,其融開放性與虛擬性于一體,在提高檔案資源開發(fā)利用便利性的同時(shí),安全問題也不容忽視。為此,要重視檔案信息安全性的維護(hù),可以使用多種安全措施,如實(shí)名認(rèn)證、秘鑰管理、網(wǎng)絡(luò)防火墻以及殺毒軟件等,構(gòu)建更加有效的檔案資源信息安全保障體系。
5 結(jié)束語
綜上,立足新的發(fā)展時(shí)期,檔案管理工作對(duì)社會(huì)發(fā)展意義深遠(yuǎn)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)被引入檔案管理實(shí)踐,檔案信息化建設(shè)成為新的方向,強(qiáng)化信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建,有效提升檔案信息化服務(wù)水平,提升檔案開發(fā)利用水平,以更好適應(yīng)新時(shí)期整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案管理的新要求,為社會(huì)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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