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        事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的思考

        發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來源: 短文摘抄 點(diǎn)擊:


          【摘要】近年來,隨著信息技術(shù)日新月異地發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理體系發(fā)生了前所未有的變化,也在大刀闊斧進(jìn)行改革。受多種因素的影響,當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中還存在著諸多問題,亟待解決,進(jìn)而確保事業(yè)單位檔案管理信息化工作的有序開展。
          【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)
          在事業(yè)單位檔案工作中,檔案管理信息化建設(shè)是非常重要的。最近幾年,隨著檔案管理模式轉(zhuǎn)型的深入推進(jìn),加強(qiáng)檔案信息化管理,有利于優(yōu)化事業(yè)單位檔案工作,實(shí)行高效且便捷的工作方式,簡(jiǎn)化傳統(tǒng)管理使用的繁瑣流程,推動(dòng)事業(yè)單位穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展。
          一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
         。ㄒ唬┤狈y(tǒng)一規(guī)范性。眾所周知,我國(guó)行政事業(yè)單位眾多,由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。各個(gè)事業(yè)單位都根據(jù)自己的使用習(xí)慣來選擇檔案管理標(biāo)準(zhǔn),這樣一來,導(dǎo)致不同部門之間所使用的軟件缺乏通用性。另一方面,由于事業(yè)單位都在使用同一管理軟件,自然檔案管理人員在進(jìn)行文獻(xiàn)檢索時(shí),很難再進(jìn)行檔案的信息管理,加之,很多單位并沒有根據(jù)當(dāng)前已有的電子檔案管理體系,科學(xué)合理地設(shè)置管理標(biāo)準(zhǔn)化流程,自然無法最大化發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的作用。
          (二)缺乏必要的安全措施。同普通檔案資料相比較,事業(yè)單位檔案資料具有一定的特殊性,一些檔案資料會(huì)涉及政府的機(jī)密信息。因此,事業(yè)單位在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí),必須要確保涉密檔案信息資料的安全。由于很多檔案管理人員并沒有從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案資料信息安全的重要性,導(dǎo)致他們很容易忽視這個(gè)問題,進(jìn)而嚴(yán)重威脅相關(guān)涉密檔案資料的信息安全,具體體現(xiàn)在沒有嚴(yán)格審查相關(guān)公開信息資料,在涉密電腦上使用外網(wǎng)瀏覽器等,這樣微小的細(xì)節(jié),極其容易讓黑客竊密機(jī)密文件資料。故而,事業(yè)單位必須要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)程序公開和管理檔案資料,最大化確保機(jī)密資料的安全。
         。ㄈ┬畔⒒ㄔO(shè)平臺(tái)更新慢。盡管當(dāng)前很多事業(yè)單位都投入大量的資金,建立檔案信息管理系統(tǒng),但在具體的檔案管理中,并沒有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,導(dǎo)致信息化平臺(tái)模塊設(shè)置體系更新速度較緩慢,新入職的職工檔案信息無法及時(shí)錄入到系統(tǒng)當(dāng)中,在很大程度上影響到單位職工的優(yōu)化管理。
         。ㄋ模┕芾砣藛T素養(yǎng)參差不齊。受多種因素的影響,在檔案管理中信息化建設(shè)中,很多管理人員是從其他部門協(xié)調(diào)過來的,很大一部分管理人員的專業(yè)技能未達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求,例如,很大一部分管理人員缺乏必要的計(jì)算機(jī)操作能力,缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)足夠的認(rèn)識(shí),導(dǎo)致自身專業(yè)技能和知識(shí)貯備較低。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展,信息需求量不斷增大,事業(yè)單位檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和態(tài)度還有待提升。
          二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑
          (一)制定科學(xué)且規(guī)范的管理工作制度,F(xiàn)行法律法規(guī)中明確規(guī)定了事業(yè)單位的檔案管理工作,所以,我們必須要基于相關(guān)法律法規(guī)的允許開展檔案管理工作。唯有這樣,才能確保檔案信息化更好地做到有章可循,有法可依,另一方面,檔案管理部門還要從自身實(shí)際情況入手, 采取有效措施,制定科學(xué)且具有可行性檔案資料管理制度,通過制度約束檔案管理人員的行為。
         。ǘ┲贫n案的保密制度。首先,檔案保密制度必須要堅(jiān)持以“預(yù)防為主”,防患于未然、未雨綢繆地做好檔案安全保密防范工作,絕對(duì)不能有掉以輕心的僥幸心理。其次,對(duì)于檔案的利用和保管,檔案保密制度這兩方面,不僅要確保檔案信息安全和保密,同時(shí)方便于利用和整理各種信息資源。在事業(yè)單位涉密檔案的保管中,倘若在經(jīng)濟(jì)條件允許的條件下,可專門設(shè)立一個(gè)庫(kù)房,并在庫(kù)房當(dāng)中安裝監(jiān)控系統(tǒng),對(duì)檔案資料進(jìn)行異地異質(zhì)保管。針對(duì)一些特別重要的密級(jí)檔案可將其放置在保險(xiǎn)柜中。再有,在檔案查借閱利用的審批流程要充分體現(xiàn)檔案保密制度,檔案管理人員要嚴(yán)格按照有關(guān)程序履行查借閱審批手續(xù)。只有良好的保密措施,完善的管理制度,才能確保事業(yè)單位檔案保密工作的安全。
         。ㄈ(gòu)建信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式。建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)的目的主要是為信息需求者提供良好且優(yōu)質(zhì)的服務(wù),所以,事業(yè)單位在具體的檔案管理工作中,必須要采取有效措施,進(jìn)一步加強(qiáng)信息建設(shè)平臺(tái)的宣傳和推廣,從而進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的知名度和影響力。再有,還需不斷借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案信息管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),通過這些措施,提升檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的使用效率,進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。
         。ㄋ模┘訌(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)教育。為從整體上提升事業(yè)單位檔案人員的綜合素質(zhì),事業(yè)單位必須要樹立檔案信息化人才觀,將提升檔案管理人員的綜合能力和專業(yè)素養(yǎng)放在首要位置。第一,增強(qiáng)責(zé)任意識(shí),只有檔案管理人員具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和擔(dān)當(dāng),才能最大化確保事業(yè)單位檔案管理接受、整理、移交、利用以及保管程序的流暢。第二,事業(yè)單位要實(shí)行量化考核。并將這項(xiàng)工作納入相應(yīng)的崗位目標(biāo)管理考核當(dāng)中,從整體上提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。第三,加強(qiáng)各種專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的培訓(xùn),定期組織檔案管理人員參加在線信息化、數(shù)字化管理方面的學(xué)習(xí),繼而更好地促使事業(yè)單位檔案管理工作朝著數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化方向發(fā)展。
          三、結(jié)語
          總之,在新形勢(shì)背景下,事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作,必須要與時(shí)俱進(jìn),積極轉(zhuǎn)變管理,制定科學(xué)且規(guī)范的管理工作制度、制定檔案的保密制度、構(gòu)建信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式,加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)教育,從而更好地提升檔案信息化建設(shè)水平。
          【參考文獻(xiàn)】
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          [2]孫亮.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑[J].卷宗,2013(5):1.

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