【摘要】檔案信息化是數(shù)字時(shí)代在檔案管理領(lǐng)域的投射，也體現(xiàn)了檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求。小型檔案室只有深刻把握信息化時(shí)代美好機(jī)遇，改善工作條件，改變工作方法，才能切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量。為此，要以進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案資源、充分利用檔案產(chǎn)品、提升檔案內(nèi)涵建設(shè)為宗旨，以對(duì)策研究為抓手，著力提升專(zhuān)兼職檔案員的創(chuàng)新能力和實(shí)際工作水平。
　　【關(guān)鍵詞】小型檔案室；信息化；思路；對(duì)策
　　檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，按照檔案管理的要求，開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程。以小匯大，這是檔案工作特有的性質(zhì)。本文針對(duì)各級(jí)企事業(yè)單位的小型檔案室，討論如何充分利用“大數(shù)據(jù)”時(shí)代信息技術(shù)發(fā)展的有利條件，細(xì)化檔案建設(shè)與管理，建立一套系統(tǒng)完備、嚴(yán)密高效的運(yùn)轉(zhuǎn)體系。
　　一、檔案信息化建設(shè)的背景及意義
　　（一）檔案工作是企事業(yè)內(nèi)部一項(xiàng)極為重要的工作。檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄�！稒n案法》自1988年頒布并實(shí)施以來(lái)，已經(jīng)歷了三次修訂，各級(jí)機(jī)關(guān)、單位越來(lái)越意識(shí)到檔案工作的重要性。檔案可以準(zhǔn)確細(xì)致地記錄過(guò)去活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過(guò)程與結(jié)果，以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)。它是一個(gè)政府、機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑證，也是一個(gè)單位未來(lái)發(fā)展必須參考的依據(jù)。任何一個(gè)單位存在至今，都經(jīng)歷了一定的發(fā)展歷程，兼收并蓄，銳意改革，才會(huì)開(kāi)創(chuàng)出今天的局面。在建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，每一件檔案都是記載歷史、傳承精神的重要資料。它記載著影響該行業(yè)歷史走向的重要事件，保存著該單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究既得成績(jī)、規(guī)劃未來(lái)發(fā)展提供了豐富的第一手資料。檔案工作是管理水平提升的重要組成部分，也是衡量辦公現(xiàn)代化的重要指標(biāo)之一。
　�。ǘ�）檔案信息化是各單位檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。檔案信息化是信息化社會(huì)對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，是“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的縮影。檔案內(nèi)容龐雜，保存要求較高，工作程序繁瑣，只有提升檔案信息處理效能，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行變革，才能體現(xiàn)新的時(shí)代需求。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案相比，“有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)”，這些優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大大提高了信息傳遞和處理的質(zhì)量和速度，達(dá)到了信息存儲(chǔ)、傳遞、處理、利用的一體化和自動(dòng)化，開(kāi)啟了檔案工作數(shù)字化的新時(shí)代。在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的進(jìn)程中，各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，作為檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化的途徑和手段，作為爭(zhēng)創(chuàng)“四星級(jí)”檔案室的重要指標(biāo)，作為“一體兩翼、三方共建、四維互動(dòng)”的一體化數(shù)字建設(shè)的組成部分。各單位在追求“管理水平提升”的過(guò)程中，其中一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是“管理信息化水平的提升”，它不僅指辦公手段的信息化、人事管理的信息化、績(jī)效評(píng)價(jià)的信息化，還應(yīng)該包含檔案工作的信息化。
　�。ㄈ�）檔案信息化對(duì)策研究針對(duì)小型檔案室工作的實(shí)際需要。同時(shí)，信息化建設(shè)研究也是小型檔案室實(shí)際工作的需要，有利于解決檔案存用過(guò)程中的一些困難。比如在大型編研過(guò)程中，需要匯編多方資料。發(fā)現(xiàn)檔案查閱不夠便捷高效，一些原件褪色、發(fā)黃，甚至隱藏太深無(wú)法查到。一些照片檔案由于時(shí)代久遠(yuǎn)，照片時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息標(biāo)注不夠完整。針對(duì)早年的紙質(zhì)和實(shí)物檔案，要通過(guò)服務(wù)外包的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，將文書(shū)要件、人事檔案、照片檔案、榮譽(yù)檔案、基建圖紙等資料逐步掃描入庫(kù)，這同樣是一個(gè)較為龐大的工程，過(guò)程中勢(shì)必出現(xiàn)種種問(wèn)題。因此結(jié)合實(shí)際工作的需要，不論從檔案的重要性，還是從檔案信息化的重要性，都有必要對(duì)數(shù)字化建設(shè)提出一些設(shè)想。不僅解決意義和必要性的問(wèn)題，而且深刻分析形勢(shì)，對(duì)小型檔案室的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行理論和實(shí)操研究，為檔案工作邁上新臺(tái)階提供科學(xué)指導(dǎo)。
　　二、檔案信息化建設(shè)的總體思路
　　“檔案信息化是在國(guó)家總體規(guī)劃和系統(tǒng)組織下，采取現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化，最大限度地滿(mǎn)足社會(huì)檔案需求的建設(shè)過(guò)程�！睓n案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持五個(gè)主攻方向：
　�。ㄒ唬┌盐招碌陌l(fā)展機(jī)遇�！凹埰鲿r(shí)代”的歷史篇章即將翻過(guò)，迎來(lái)無(wú)紙的文明時(shí)代，而數(shù)字化成為實(shí)現(xiàn)這種過(guò)渡的方法和途徑。盡管紙質(zhì)媒介在數(shù)字媒介的巨大沖擊下已顯出頹勢(shì)，但它不會(huì)很快退出歷史舞臺(tái)。因此不能忽略紙質(zhì)檔案的有效性，而是順應(yīng)時(shí)代潮流，開(kāi)拓信息化新平臺(tái)，使紙質(zhì)媒介和數(shù)字媒介雙軌并存，相互補(bǔ)益。
　�。ǘ�）梳理新的研究對(duì)象。雖然信息化研究對(duì)象明確，然而范圍較廣。隨著技術(shù)革新，往往出現(xiàn)許多基于“電子”“數(shù)字”的新名詞，如電子文件、數(shù)字信息資源、機(jī)讀文件、元數(shù)據(jù)、公文流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)引用、管理維護(hù)等。檔案工作人員要將這些新名詞一一熟識(shí)并掌握，結(jié)合檔案基本理論，進(jìn)行系統(tǒng)疏理，作為對(duì)策研究的基礎(chǔ)。
　　（三）預(yù)見(jiàn)新的發(fā)展問(wèn)題。機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，電子文件的形成、辦理、流轉(zhuǎn)、歸檔、整理、利用及存儲(chǔ)、傳輸、保管等方法均與傳統(tǒng)的文件檔案不同，信息化將伴生許多新問(wèn)題。同時(shí)，檔案信息化也有明顯的缺陷，首當(dāng)其沖的是信息安全。在充分利用信息化各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也要注意規(guī)避不足，努力達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。
　�。ㄋ模┱莆招碌恼�策法規(guī)。電子文件的出現(xiàn)使檔案記錄方式發(fā)生了根本改變，從多方面對(duì)以往的法規(guī)內(nèi)容提出挑戰(zhàn)。上世紀(jì)90年代我國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)入快速推進(jìn)階段，1999年發(fā)布了《電子文件歸檔及電子檔案管理方法》，同年發(fā)布了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》。檔案室要在研究中豐富和發(fā)展固有的規(guī)章制度體系，注重明確和落實(shí)新的規(guī)范要求。只有標(biāo)準(zhǔn)先行、法規(guī)保障，才能解決檔案信息化的專(zhuān)業(yè)性和復(fù)雜性問(wèn)題，消除各項(xiàng)信息隱患。
　�。ㄎ澹╊I(lǐng)會(huì)新的技術(shù)策略。由于電子檔案動(dòng)態(tài)變換特點(diǎn)，需要對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)空間進(jìn)行適當(dāng)梳理、歸納，總結(jié)出一個(gè)可供參考的技術(shù)體系。為此，要針對(duì)提高業(yè)務(wù)過(guò)程效率的各項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)，致力于電子文件長(zhǎng)期保存的可用性研究，提高電子文件管理軟件的適用性，以期在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用上提供科學(xué)的技術(shù)指導(dǎo)。

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