新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新
發(fā)布時(shí)間:2018-07-09 來(lái)源: 短文摘抄 點(diǎn)擊:
【摘要】檔案管理工作是事業(yè)單位進(jìn)行其他工作的基礎(chǔ),因此應(yīng)重視對(duì)辦公室檔案的管理,在新形勢(shì)下不斷革新管理體系和管理模式,使檔案管理更加智能化、信息化,從而提高管理效率和質(zhì)量,減少人力資源的使用,實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化。本文主要分析了當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問(wèn)題,并指出新形勢(shì)下辦公室檔案管理的創(chuàng)新辦法。
【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新
一、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問(wèn)題
。ㄒ唬┤狈π畔⒒臋n案管理。如今電腦和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于人們的生活中,事業(yè)單位辦公室檔案的管理也在逐漸從紙質(zhì)材料向電子版材料發(fā)展,但是仍然存在電子檔案的使用率不高以及查詢效率較低等現(xiàn)象。究其原因,電子檔案管理模式屬于新生事物,一些事業(yè)單位的檔案管理人員還沒(méi)有了解其中技術(shù)。另外,對(duì)一些新聘用的檔案管理人員沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn),還無(wú)法掌握電子檔案系統(tǒng)的操作方法。所以,從當(dāng)前情況來(lái)看,事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)水平仍有待進(jìn)一步提高。
。ǘn案管理過(guò)于形式化。很多事業(yè)單位在檔案信息管理方面過(guò)于形式化,對(duì)于信息記錄、管理沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行,使得記錄的信息缺失了真實(shí)性和有效性,無(wú)法為相關(guān)部門(mén)提供有效的參考。即使已經(jīng)使用電子版進(jìn)行信息記錄,也沒(méi)有做到對(duì)信息及時(shí)更新處理,因此無(wú)法為事業(yè)單位提供精準(zhǔn)的信息,資料的累積僅僅是一種形式,使檔案管理缺失了實(shí)際的作用。
。ㄈn案管理職能意識(shí)性不高。隨著科技的發(fā)展,事業(yè)單位更加注重經(jīng)營(yíng)和收益方面的管理,而忽視了對(duì)事業(yè)單位方案資料管理方面的管理,尤其是對(duì)檔案管理所需資金的投入,部分事業(yè)單位將這項(xiàng)工作進(jìn)行了簡(jiǎn)化,甚至將檔案管理工作規(guī)劃到了其他部門(mén),成為其他部門(mén)的兼職工作,缺乏專(zhuān)門(mén)的管理人員,這便降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。
二、新形勢(shì)下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新方式
。ㄒ唬┙ㄔO(shè)信息化的檔案管理模式。新形勢(shì)下,社會(huì)正趨向于信息化和數(shù)字化發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),積極建設(shè)信息化檔案管理模式,使數(shù)字化信息化的事業(yè)單位檔案管理充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì),提高檔案管理效率。信息化的檔案管理不但能夠降低檔案管理工作的成本費(fèi)用,同時(shí)也便于和其他部門(mén)進(jìn)行交流溝通,這樣便有效提高了事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量。具體可以從以下方面進(jìn)行:在協(xié)調(diào)檔案管理時(shí),針對(duì)信息處理和信息收集設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理服務(wù)窗口,將人事檔案信息與工作信息進(jìn)行綜合整理。此外,還應(yīng)升級(jí)檔案管理服務(wù)中心的窗口,使其處理電子信息的能力得以提升。同時(shí),要想切實(shí)提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率,還要對(duì)工作方式進(jìn)行創(chuàng)新,利用電子軟件對(duì)電子信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和歸納,對(duì)于不同類(lèi)型的信息采用適合的管理手段,然后通過(guò)表格將其匯總和管理,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的資源共享。利用信息技術(shù)調(diào)查和統(tǒng)計(jì)相關(guān)資料,可有效提高事業(yè)單位各部門(mén)的溝通效率,進(jìn)而促使事業(yè)單位整體運(yùn)行效率得以提升。
。ǘ┘訌(qiáng)培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才。事業(yè)單位應(yīng)重視人員合理配置的問(wèn)題,積極提高檔案管理人員的水平。但是就目前情況來(lái)看,事業(yè)單位不但要提升檔案管理人員的管理能力,還應(yīng)提升管理人員的綜合素質(zhì),這樣才能保障檔案管理的成效。因此,有必要對(duì)檔案管理進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。這就要求事業(yè)單位建立完善的培訓(xùn)機(jī)制,有針對(duì)性地進(jìn)行檔案管理培訓(xùn),進(jìn)而促進(jìn)檔案管理人員提升自身的工作水平,以提高檔案管理工作的質(zhì)量。比如可舉辦相關(guān)講座,也可通過(guò)多媒體視頻培訓(xùn),如今互聯(lián)網(wǎng)為人們生活提供了便捷,事業(yè)單位也可開(kāi)展線上培訓(xùn),不但簡(jiǎn)便省時(shí)省力,同時(shí)也能保證培訓(xùn)效果。此外,還應(yīng)注意對(duì)檔案管理人員進(jìn)行道德素質(zhì)的培訓(xùn),提高其工作意識(shí),從而保證工作質(zhì)量。
。ㄈ┨岣邔(duì)檔案管理工作的重視度。檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)有重要作用,要想保證事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn),就應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的重視度,充分認(rèn)識(shí)其對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生的影響,積極創(chuàng)新檔案工作的管理。事業(yè)單位首先要明確檔案的作用,準(zhǔn)確記錄事業(yè)單位內(nèi)部人員的相關(guān)狀況、單位運(yùn)行狀況等,并以此為依據(jù)有針對(duì)性地管理單位的工作人員,及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位存在的不足,并制定相關(guān)解決措施。所以,事業(yè)單位應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理的方法和手段,建立健全檔案管理制度,強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí),通過(guò)提升檔案管理促進(jìn)自身的發(fā)展。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,辦公室檔案的管理是事業(yè)單位的重要組成部分,檔案管理工作的質(zhì)量直接影響事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r,因此事業(yè)單位要想更健康、穩(wěn)定、持久地發(fā)展,就應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理方式。在新形式下,為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求,有必要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息化管理,與時(shí)俱進(jìn),從而提升管理質(zhì)量和效率,促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。
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